Peter Patt kommentiert:

Papierloses Büro?

Erfahrung aus dem IBM-Strategiezentrum in der Schweiz: Der pensionierten Generation faxen wir ihre E-Mails zu, unsere eigenen E-Mails drucken wir vorsichtshalber als Hardcopy aus, unsere Kinder kommunizieren beleglos (aber nicht spurenlos) über Facebook. Ist das papierlose Büro da noch ein Wunschdenken?

Ich habe ein solches gesehen, sogar bei einer Immobilien-verwaltung: Konsequent zwei Bildschirme am Arbeitsplatz, einer für die elektronisch erfassten Belege und Schriftstücke, der andere für die Bearbeitung in der Software. Das ist ein guter Beginn, man muss es nur wollen. Eines Tages wird es eine bessere Volltexterkennung und höheren Austausch elektronischer Dokumente geben. Wenn dann die Verwaltungs-prozesse bestmöglich standardisiert sind (z. B. mit Hilfe der Verbandssoftware perfektRun), könnten viele Routineaufgaben sogar vollautomatisch abgewickelt werden. So wie heute die Buchungen im Zahlungsverkehr. Also gar nicht utopisch? Andererseits scheinen die Zahl der elektronischen Briefe und der Pegel der Nachrichtenflut zu steigen. Vielleicht nehmen sie auch nur deswegen zu, weil wir sie leichter in der EDV speichern können. So wie wir mehr Fotos machen, weil sie digital nicht limitiert sind und einfach verwahrt werden können.

Zeit- und Kosteneinsparung durch Digitalisierung

Mit Überlegung und Bedacht könnte man auf manches verzichten! Vermeidbar ist z. B. die Unsitte von Doppelkopien bei Schriftsätzen zu Miet- und WEG-Streitigkeiten, die ja leider im Verwalteralltag nicht weniger werden. Routinemäßig senden Anwälte einen Durchschlag für den Mandanten des gegnerischen Anwalts mit, die Gerichte geben das weiter, am Ende landet es beim Verwalter. Was aber meist nicht dupliziert wird, sind die wichtigen Anlagen und Beweisstücke. Könnte dies alles nicht besser bereits an der Quelle eingescannt und elektronisch verteilt werden, was doch eigentlich heute technischer Standard ist? Verrückt wird es, wenn Schriftsätze doppelt als Fax gesandt werden – nach dem Absender-Motto: spare nicht nur Porto, sondern auch den eigenen Drucker oder Kopierer. Ebenso ärgerlich sind einzeln eingescannte Seiten – bei längeren Schriftsätzen und Anlagen dauert das Dateiöffnen quälend lange.

Das papierlose Büro braucht also noch seine Zeit. Aber das digitalisierte Büro ist schon vorhanden. Nutzen wir es! Und vielleicht referieren Verwalter mal auf Juristenkongressen über die „Praxis“ und die Chancen besserer Mandantenorientierung.

Einen schönen Jahreswechsel wünscht

Peter Patt
peter.patt@bvi-verwalter.de

_{Foto: Peter Patt}