So lange dürfen Unterlagen nicht vernichtet werden

Aufbewahrungsfristen

Der Alltag der Immobilienverwaltung ist geprägt von Akten, Unterlagen, Quittungen und Zahlungsanweisungen. Je nach Dokument gelten andere Aufbewahrungspflichten. Unser BVI-Experte Rüdiger Fritsch fasste die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungsfristen zusammen.

Die Rechtsstellung des Verwalters

Verwaltungsunterlagen bestehen zum einen aus Dokumenten in Papierform und zum anderen aus elektronischen Dokumenten. Entscheidend ist die Erkenntnis, dass die Verwaltungsunterlagen einen Bestandteil des Verwaltungsvermögens i.S.d. § 10 Abs. 7 WEG darstellen und daher im Eigentum der Wohnungseigentümergemeinschaft als rechtsfähiger Verband i.S.d. § 10 Abs. 6 WEG stehen.

Die Entscheidungsbefugnis über die Verwaltungsunterlagen kommt somit ausschließlich den Wohnungseigentümern durch Mehrheitsbeschlussfassung im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung gem. §§ 20, 21 Abs. 3 WEG zu. Dem WEG-Verwalter fällt dabei lediglich die wohnungseigentumsrechtlich sowie ergänzend vertraglich übernommene Pflicht zur treuhänderischen Verwaltung und Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu.

Treuhänderische Verwaltung und Aufbewahrung der Verwalterunterlagen

Ausdrückliche Regelungen für die Behandlung der Verwaltungsunterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft durch den Verwalter im Einzelnen existieren nicht. In der Wahl seiner Büroorganisation ist der Verwalter somit grundsätzlich frei. Die Unterlagen sind zunächst nach den Grundsätzen eines kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetriebs sowie nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung geordnet aufzubewahren, wobei ein bestimmtes Ordnungssystem nicht vorgeschrieben ist. Es muss aber sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Für die nähere Bestimmung der Art und Weise des Umgangs mit den Verwaltungsunterlagen in Papierform werden daher die eigentlich nur für Gewerbetreibende und Kaufleute geltenden Vorschriften des Steuer- und Handelsrechts analog herangezogen, da der Verwalter, für welchen diese Vorschriften typischerweise bindend sind, als Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtiger für die Wohnungseigentümergemeinschaft angesehen wird.

Hiernach sind insbesondere die §§ 140 ff. Abgabenordnung (AO) sowie § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) zu beachten. Für elektronische Dokumente sind zusätzlich die Bestimmungen der GoBD zu beachten (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – BMF-Schreiben v. 14.11.2014, Az.: IV A 4 – S 0316/13/10003).

Klassifizierung der Verwaltungsunterlagen nach Aufbewahrungsfristen

Im vorliegenden Zusammenhang von Bedeutung ist, dass insbesondere die in den o.g. Vor-schriften geregelten Aufbewahrungsfristen sinngemäß auf die Behandlung der Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft Anwendung finden.

Dabei sind nach ihrer Aufbewahrungsdauer drei Gruppen von Verwaltungsunterlagen zu unterscheiden.

  • Zu keinem Zeitpunkt dürfen vitale Verwaltungsunterlagen, welche die Wohnungseigentümergemeinschaft für eine ordnungsmäßige Verwaltung auf Dauer benötigt, vernichtet werden (z.B.: Versammlungsniederschriften, Beschluss-Sammlung, Beschlussbücher, Originalausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen, Originalausfertigungen gerichtlicher Vergleiche, etc.).
  • Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren dürfen (hier bezogen auf das Wohnungseigentumsrecht, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) gem. § 147 Abs. 3, Abs. 1 Nr. 1, 4 AO; § 257 Abs. 4, Abs. 1 Nr. 1 u. 4 HGB; Ziff. 9. GoBD, grundsätzlich vernichtet werden: Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen, Jahresgesamt- und Einzelwirtschaftspläne, weitere Abrechnungsbestandteile wie Heizkostenabrechnungen, Buchungsbelege und -listen, Journale, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Quittungen, Kassenbücher und Bankkontenauszüge sowie Vertragsurkunden über erledigte Rechtsverhältnisse, etc.
  • Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren dürfen (hier bezogen auf das Wohnungseigentumsrecht, ohne Anspruch auf Vollständigkeit) § 147 Abs. 3 AO i.V.m. § 257 Abs. 4 HGB; Ziff. 9. GoBD, grundsätzlich vernichtet werden: Schriftverkehr mit Dritten und Eigentümern, Aktenvermerke, Angebote, Ausschreibungsunterlagen, Kalkulationsunterlagen, Gutachten, Protokolle von Beiratssitzungen, etc. Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen über derart lange Zeiträume erscheint der Rechtsprechung auch nicht im Hinblick auf die für den Verwalter entstehenden Kosten (Lagerung, zusätzliche Verwaltung) als ungerechtfertigt.

Handlungsoptionen des Verwalters

Um ein auf Dauer betriebswirtschaftlich nicht mehr zu rechtfertigendes Anwachsen der aufzubewahrenden Verwaltungsunterlagen zu vermeiden, bieten sich für den Verwalter mehrere Vorgehensweisen an.

  1. a) Turnusmäßige oder Einzelfall-Vernichtung von Verwaltungsunterlagen

Zunächst kann der Verwalter eine Vernichtung nicht mehr benötigter Verwaltungsunterlagen im Einzelfall oder turnusmäßig anstreben. Hierbei ist zunächst zu beachten, dass nach ständiger Rechtsprechung sowie herrschender Meinung jeder Regelung, welche die Vernichtung von vitalen oder nach den obigen Angaben noch aufbewahrungspflichtigen Verwaltungsunterlagen zum Inhalt hat, als nichtig, zumindest aber als grob rechtswidrig ansieht.

Dass die nach handels- bzw. steuerrechtlichen Vorschriften zu beachtenden Aufbewahrungsfristen für verzichtbare Verwaltungsunterlagen abgelaufen sind, bedeutet allerdings nicht, dass der Verwalter berechtigt wäre, diese ohne weiteres zu vernichten. Denn wie vorstehend bereits ausgeführt, steht die Entscheidung über das Schicksal nicht mehr benötigter Verwaltungsunterlagen ausschließlich den Wohnungseigentümern durch Beschluss in der Eigentümerversammlung im Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung gem. §§ 20, 21 Abs. 3 WEG zu.

Von Regelungen im Verwaltervertrag über die Vernichtung von Verwaltungsunterlagen ist hier vertretener Meinung nach abzuraten. Eine die Beschlussfassung der Wohnungseigentümer antizipierende Bestimmung im Rahmen des Verwaltervertrags ist hier vertretener Rechtsauffassung nach unzulässig, da dieser keine Regelungen über das Innenverhältnis der Wohnungseigentümer und deren jeweilige Rechte und Pflichten enthalten kann.

Es verbleibt hier vertretener Meinung nach realistischer Weise nur die Möglichkeit, einen (sich jährlich wiederholenden) Eigentümerbeschluss über die Vernichtung solcher Verwaltungsunterlagen im Einzelfall herbeizuführen, die nach obigen Ausführungen verzichtbar und hinsichtlich derer die o.g. Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Dabei ist darauf zu achten, dass die zu vernichtenden Unterlagen inhaltlich möglichst genau bestimmt bezeichnet werden.

Von besonderer Wichtigkeit ist, dass die datensichere Vernichtung nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) (i.V.m. den konkretisierenden technischen Vorschriften, z.B. DIN 66399) durch Beschluss sichergestellt wird, was nur durch Einschaltung eines entsprechend zertifizierten Unternehmens möglich sein wird.

Vor der (theoretisch möglichen) Beschlussfassung über die Ermächtigung des Verwalters zur turnusmäßigen Vernichtung verzichtbarer und aus der Aufbewahrungsfrist herausgefallener Verwaltungsunterlagen dürften die Wohnungseigentümer aufgrund der mit der notwendigen dauerhaften Beauftragung eines entsprechenden Fachunternehmens einhergehenden Kosten zurückschrecken.

  1. b) Auslagerung von Verwaltungsunterlagen

Alternativ kann daran gedacht werden, anstelle einer Dokumentenvernichtung die weitere Aufbewahrung nach obigen Ausführungen entbehrlicher Verwaltungsunterlagen durch die Wohnungseigentümergemeinschaft, vertreten durch einzelne Mitglieder (Verwaltungsbeirat), in den Räumen der Wohnungseigentümergemeinschaft, zu beschließen.

Die Lagerung in geeigneten Räumlichkeiten des Gemeinschaftseigentums nebst eventueller Anschaffung von Aktenschränken o.ä. unter Verschluss (Schlüssel z.B. beim Beiratsvorsitzenden, dessen Vertreter sowie Verwalter) dürfte ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.

Rüdiger Fritsch

www.krall-kalkum.de

Unter bvi-verwalter.de/aktuelles/bvi-verwalterinformationen finden Sie eine detaillierte Auflistung der Unterlagen mitsamt der Jahreszahl, ab wann sie vernichtet werden können.

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