Eine Kooperation von BVI und gif

Datenstandards in der Immobilienwirtschaft

Mit den Richtlinien zu Daten- und Dokumentenaustausch hat die Kompetenzgruppe Datenmanagement der gif e.V. die Basis für ein standardisiertes Datenmanagement gelegt. Nun sollen die gif-Richtlinien hinsichtlich der Anforderungen der Immobilienverwaltung weiterentwickelt werden.

Mit den Richtlinien zu Daten- und Dokumentenaustausch hat die Kompetenzgruppe Datenmanagement der gif e.V. die Basis für ein standardisiertes Datenmanagement gelegt. Nun sollen die gif-Richtlinien hinsichtlich der Anforderungen der ImmobilienvDaten gelten als das Wirtschaftsgut des 21. Jahrhunderts, doch um ihren reibungslosen Fluss auf der Datenautobahn sicherzustellen, braucht es anerkannte Standards. Branchenvertreter und ihre Dienstleister können dabei auf das Fundament bauen, das die gif Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e.V. mit ihrer Kompetenzgruppe Datenmanagement gelegt hat.

Deutschland im internationalen Vergleich zurück
Im Gegensatz zu anderen Ländern wie den USA, Frankreich oder den Niederlanden existierten in Deutschland bis vor wenigen Jahren keine Standards, nach denen Daten strukturiert und prozessbezogen zwischen den unterschiedlichen Partnern entlang der Immobilien-Wertschöpfungskette ausgetauscht oder Dokumente strukturiert verwaltet werden. Stattdessen erfolgte der Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Beteiligten wie etwa Eigentümern, Asset Managern und Property Managern in der Praxis meist anhand von Excel-Dateien oder unternehmensspezifischen Schnittstellen. Die Wartung dieser Schnittstellen ist teuer und ineffizient. Die Qualität der Datenübermittlung leidet und manuelle Prüfungen erfordern einen hohen Arbeitsaufwand. Die Verwaltung von Dokumenten erfolgte meist in Verzeichnisstrukturen oder in Dokumentenmanagement-Systemen nach unterschiedlichen Kriterien. Bei einem Eigentümerwechsel mussten die elektronischen Dokumente meist manuell zwischen den Systemen des alten und neuen Eigentümers migriert werden. Bereits vorhandene Metadaten zu den Dokumenten gingen oft verloren.

Die gif-Richtlinien
Die in der gif vertretenen Wissenschaftler und Vertreter der immobilienwirtschaftlichen Praxis haben mittlerweile zwei Richtlinien zum Datenaustausch und Dokumentenmanagement in der Immobilienwirtschaft veröffentlicht:

  • Die gif-Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch („gif-IDA“, V2.0) definiert den prozessbezogenen Daten-Austausch zwischen einzelnen Dienstleistern, wie z.B. Hausverwalter, Wertgutachter und Eigentümer. Die verwendeten Datenfelder wurden umfassend definiert und unter www.zgif.org veröffentlicht.
  • Die gif-Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems, („gif-DMS“, V2.0) definiert, wie Dokumente klassifiziert und strukturiert abgelegt werden und welche Meta-Daten pro Dokumentenklasse erfasst und gespeichert werden. Die Richtlinie ermöglicht damit eine eindeutige Zuordnung von Dokumenten bei der elektronischen Ersterfassung etwa durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und einen automatisierten Dokumentenaustausch zwischen unterschiedlichen DMS- und Datenraumanbietern z.B. nach einer Immobilientransaktion.

Kooperation statt Konkurrenz
„Beim Erarbeiten der Datenstandards setzt die gif auf zahlreiche Branchenpartner. Hier zählt Kooperation anstatt Konkurrenz“, betont der stellvertretende Leiter der Kompetenzgruppe Datenmanagement, Dominik Brunner FRICS. Es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass die Standards dadurch eine möglichst breite Akzeptanz und Anwendung finden. So wurden die gif-Datenstandards gemeinsam mit dem Bundesverband der Immobilien-Investment-Sachverständigen (BIIS), dem BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V., dem BVI Bundesverband der Investment und Asset Manager e.V. und dem ZIA Zentraler Immobilien Ausschuss sowie international mit dem französischen Partnerverband FIDJI, der INREV und der RICS in Form einzelner Kooperationen entwickelt.

Kleine und mittlere Unternehmen noch zurückhaltend
Während die Immobilien-Datenstandards bei den Konzernen der institutionalisierten Immobilienwirtschaft umfassend erprobt wurden und sich im Einsatz befinden, schrecken kleinere Unternehmen gerade im Bereich der Immobilienverwaltung bei der Implementierung der Datenstandards zurück. „Dabei sind die gif-Datenstandards theoretisch ebenso für den Klein- und Mittelstand anwendbar“, stellt Dr. Stephan Seilheimer MRICS, welcher die KG Datenmanagement leitet klar. Dass dies bisher nur vereinzelt geschehe, sei auch der Struktur und dem Fokus der beteiligten Verbände samt ihrer darin organisierten Firmen geschuldet.

Fokus auf die Immobilienverwaltung
Dieser speziellen Herausforderung nimmt sich eine in Gründung befindliche gif-Projektgruppe „Prozessmanagement“ an. Angestoßen von gif e.V. und dem BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. haben führende Branchenvertreter begonnen, die Datenstandards unter besonderer Berücksichtigung der Bedürfnisse aus der Verwaltersicht weiterzuentwickeln. „Entlang der immobilienwirtschaftlichen Wertschöpfungskette gibt es zahlreiche Prozesse, bei denen Datenstrukturen über Systeme und beteiligte Dienstleister hinweg interoperabel sein müssen,“, erklärt BVI-Geschäftsführerin Sandra Lenzenhuber. „Etablierte immobilienwirtschaftliche Systeme, Prozesse und Standards werden durch neue technologische Entwicklungen neu gedacht, aber Normierungen für die hierfür erforderlichen neuen Prozessschnittstellen und interoperablen Datenstrukturen sollen auf Basis bestehender Standards auch für die Verwalterbranche entwickelt werden.“

Maßstäbe für die Branche setzen
Bei den beiden Auftaktsitzung der gif-Projektgruppe Prozessmanagement diskutierten Vertreter von Software-Unternehmen, wissenschaftlicher Forschung und Verbänden mit Dienstleistern der Wohnungswirtschaft über die Bandbreite der Herausforderung, die bestehenden gif-Datenstandards hinsichtlich der Anforderungen der Immobilienverwalter weiterzuentwickeln. „Wichtig erscheint uns, die gesamte Wertschöpfungskette bei Immobilien zu repräsentieren“, erklärt Lenzenhuber. Die Projektgruppe wird sich in den nächsten Monaten intensiv mit den Prozessen der Immobilienwirtschaft beschäftigen und Lösungen zu konkreten Fragestellungen zur Organisation sowie Transport, Austausch und Vergleichbarkeit von Datenmengen erarbeiten. „Es geht darum, langfristig Maßstäbe zu setzen.“, sagt die BVI-Geschäftsführerin. Entscheidend sei, dass künftig alle Marktteilnehmer mit einer einheitlichen „digitalen Sprache“ sprechen.

Autoren:
Dominik Brunner FRICS
Dr. Stephan Seilheimer MRICS

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