Das bedeutet der Zensus für Verwalter

Der Zensus 2021

Zum Stichtag 16. Mai 2021 findet in Deutschland wieder ein Zensus statt. Mit dieser Volks- und Wohnraumzählung verbunden treffen Eigentümer und Verwalter diverse Pflichten.

Mit dem Zensus 2021 nimmt Deutschland an einer EU-weiten Zensusrunde teil, die seit 2011 alle zehn Jahre durchgeführt wird. Auf die dabei erhobenen statistischen Daten bauen Entscheidungen in Bund, Länder und Gemeinden, zum Beispiel in Hinblick auf Wohnraumplanung, auf. Für die Gebäude- und Wohnungszählung (GWZ) im Zensus 2021 werden alle privaten Eigentümer von Wohnungen oder Gebäuden mit Wohnraum, gewerblich tätige Mehrfacheigentümer und Verwalter, sowie sonstige Verfügungs- und Nutzungsberechtigte von Gebäuden oder Wohnungen befragt (Quelle: Statistische Ämter des Bundes und der Länder). Für Eigentümer und Verwalter bedeutet der Zensus Folgendes:

Schritt 1 und 2: Übermittlung der Verwaltungsbestände sowie erneute Übermittlung
Abgefragt werden ausschließlich die Adresse der Verwaltungseinheiten nebst Postleitzahl und interner Gebäudenummer sowie die vom Landesamt übermittelte Großeigentümer-ID. In Bayern war hierfür Stichtag am 9. März, bundeslandabhängig sind die Termine unterschiedlich. Bis zum Ende des Jahres müssen die Verwaltungsbestände erneut übermittelt werden, um gegebenenfalls Änderungen zu aktualisieren.

Schritt 3: Übermittlung aller vorhandenen Daten auf Basis des vorgegebenen Formats

Zum Stichtag 16. Mai 2021 müssen folgende Daten übermittelt werden:

Gebäudemerkmale:

  • Gemeinde, Postleitzahl und amtlicher Gemeindeschlüssel
  • Art des Gebäudes
  • Eigentumsverhältnisse
  • Gebäudetyp
  • Baujahr
  • Zahl der Wohnungen
  • Heizungsart
  • Energieträger (sofern bekannt)

Wohnungsmerkmale:

  • Art der Nutzung der Wohnung
  • Leerstandsgründe
  • Leerstandsdauer
  • Fläche der Wohnung (teilweise nicht bekannt)
  • Zahl der Räume
  • Nettokaltmiete

Hilfsmerkmale:

  • Familienname, frühere Namen, Vornamen und Anschrift der Auskunftspflichtigen
  • Kontaktdaten der Auskunftspflichtigen oder einer anderen Person, die für Rückfragen zur Verfügung steht
  • Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen
  • Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen
  • Straße, Hausnummer und Anschriftenzusätze der Wohnung

Welche Aufgaben die Immobilienverwaltung hierbei übernimmt, hängt von der Art der Betreuung ab.

Betreuung der Verwaltungseinheit als Miet- oder Zinshausverwalter
Innerhalb der Betreuung der Verwaltungseinheit als Miet- oder Zinshausverwalter gibt es zwei Varianten: Entweder das Verwaltungsunternehmen teilt die Anschrift des Eigentümers mit oder die geforderten und der Verwaltung vorliegenden Daten werden aus verschiedenen Datenquellen zusammengestellt und im Rahmen des vorgegebenen Formats und Verfahrens an die zuständigen Stellen weitergeleitet. In der Praxis wird die zweite Variante überwiegen.

Die Verwaltungssoftware muss für diese Weiterleitung mit einer entsprechenden Schnittstelle nachgerüstet werden. Gemäß Zensusgesetz 2021 ist hinsichtlich des Datenschutzes die Auskunftspflicht des Verwalters auch für persönliche Daten geregelt.

 

Betreuung der Verwaltungseinheit nach WEG
Alle Daten, die vorliegen (die Gebäudemerkmale nebst einigen Wohnungsmerkmalen), werden im Rahmen des vorgegebenen Verfahrens an die zuständige Stelle vermittelt. Der Verwalter kann nun entweder Angaben zu allen Gebäudemerkmalen und zu allen Wohnungsmerkmalen aller Wohnungen machen. In der Regel werden hierfür die Daten allerdings nicht vorliegen – entsprechend werden daher nicht zu allen Merkmalen Angaben gemacht. In diesem Fall übermittelt die Verwaltung die eigentümerbezogenen Daten (Namen und Anschriften) als Ansprechpartner für jene Datentypen, die nicht vorliegen.

Das Problem hierbei: Laut aktuellem Sachstand werden beim einzelnen Eigentümer die kompletten Daten erneut abgefragt, also auch jene, die bereits durch die Verwaltung übermittelt wurden. Eine Lösungsmöglichkeit dafür ist, dass die Verwaltung gegenüber dem Landesamt für Statistik klarstellt, dass Angaben maximal zu den Gebäudemerkmalen erfolgen können und die Eigentümerlisten übermittelt. Außerdem stellt sie die Gebäude- und bekannten Wohnungsmerkmale im Frühjahr 2021 über ein Kundenpostfach bzw. über einen Internetzugang zur Verfügung, eventuell auch postalisch.

Abgeltung des zusätzlichen Aufwands
Im Verwaltungsbüro entsteht durch den Zensus 2021 ein nicht unerheblicher Mehraufwand, der entsprechend kalkuliert werden sollte. Der BVI empfiehlt folgendes Beschlussmuster:

„Für die Vorbereitung und Zuarbeit im Rahmen des im Jahr 2021 stattfindenden registergestützten Zensus (u.a. Erstellung, Übermittlung und Aktualisierung geforderter Bestandslisten; Erstellung, Übermittlung und Aktualisierung geforderter Erhebungsdaten für die der Verwaltung vorliegenden Daten sowie für die Übermittlung eines Ansprechpartners an das statistische Landesamt zur Vervollständigung nicht bei der Verwaltung vorliegender Daten) erhält der Verwalter eine einmalige pauschale Vergütung in Höhe von € (je nach Größe der Verwaltungseinheit Euro 15,-- bis 35,--) brutto je Wohneinheit. Die Verwaltung darf die Aufwandsvergütung im Juni 2021 (alternativ: Datum) vom Konto der Eigentümergemeinschaft entnehmen. Die Kosten sind in die laufende Abrechnung einzustellen und werden nach Miteigentumsanteilen (nach Wohneinheiten alternativ) verteilt.“

Datenschutz
Die hier wiedergegebenen Informationen stellen eine Empfehlung dar. Unberührt hiervon sind die allgemeinen Regelungen zum Datenschutz innerhalb des jeweiligen Verwaltungsunternehmens. Die Betroffenenrechte, die sich aus den Informationspflichten im Rahmen des Zensus ergeben, sind zu beachten (Löschanträge, Auskunftsersuchen, Berichtigungen und Einschränkungen).

Unsere BVI-Verwalterinformation zum Thema Zensus 2021 finden Sie unter: https://bvi-verwalter.de/leistungen/arbeitshilfen/bvi-verwalterinformationen/

Martin Metzger
BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V.

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