Schnelle und sichere Datenübertragung für die Betriebskostenabrechnung

Digital, optimal, Portal

Betriebskostenabrechnung = Excel-Tabellen + Wochenendarbeit. Diese Gleichung war für Maik Gadinger jahrelang Normalität. Der Inhaber der biv-bützower immobilienverwaltung e.K. zeichnet für die Abrechnung von circa 600 Wohneinheiten zwischen Rostock und Schwerin verantwortlich. Als Hausverwalterprogramm nutzt er die Software Domus 1000.

Der Vertriebsbeauftragte des Messdienstleisters BRUNATA Hamburg gab Maik Gadinger von der biv-bützower immobilienverwaltung e.K. den Tipp, das BRUNATA-Online-Portal (BOP) zur Übertragung abrechnungsrelevanter Daten zu nutzen. Das BOP stellt je nach Variante unterschiedliche Funktionen bereit.
In der kostenlosen Basisversion hat der Verwalter die Möglichkeit, alle abrechnungsrelevanten Kosten und Daten, Nutzerwechsel und Zwischenablesungen zu erfassen und digital zu übermitteln. Außerdem archiviert es für den Zeitraum von fünf Jahren Dokumente wie Heiz- und Betriebskostenabrechnungen, Rauchmelder-Serviceprotokolle, Ergebnisse der Trinkwasseranalyse, Rechnungen oder Zwischenablesungen.
Die kostenpflichtige Premiumvariante des BOP bietet zusätzliche Analysemöglichkeiten auf Wohnungs- oder Liegenschaftsebene, monatliche Verbrauchswerte und ein Nutzerportal. Letzteres dient auch den Wohnungsnutzern, um ihre eigenen Verbrauchswerte einzusehen.

Geringe technische Voraussetzungen
Die technischen Voraussetzungen zur Nutzung des BOP sind minimal. Erforderlich sind lediglich ein PC mit Internetverbindung und Browser. Diese Anforderungen waren für die biv Bützower Immobilienverwaltung kein Thema. Dort war die Einstiegshürde rein psychologischer Natur: wie kompliziert würde die Benutzung sein?
Mit dieser Befürchtung war die Mecklenburger Verwaltung kein Einzelfall. Aus diesem Grund bietet BRUNATA Support und stellt den Nutzern direkt erreichbare Ansprechpartner zur Seite.

Intuitive Bedienung
Maik Gadinger war skeptisch, ob der angebotene Support ausreichen würde, um das Portal so zu bedienen, dass für ihn ein Zeitgewinn entsteht. Deshalb vereinbarte er, zunächst einen Probelauf mit einer einzelnen Liegenschaft zu fahren. Bereits während der Einweisung erwies sich die Bedienung jedoch als so intuitiv, dass er gleich sämtliche Liegenschaften ins BOP übernahm.
Mit seinem Verwalterprogramm, das den Datenaustausch-Standard der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung (ARGE Heiwako) unterstützt, erzeugt Gadinger auf Knopfdruck eine Datei, die er an den Abrechnungsdienstleister übermittelt. Das Portal fragt alle erforderlichen Angaben ab, eine Freigabe kann erst erfolgen, wenn sie komplett sind. Die fertige Abrechnung erhält er ebenfalls als Datei zurück und druckt sie aus.

Zeitersparnis und Fehlerreduktion
Bereits im ersten Jahr erzielte Gadinger Einsparungen von mehreren Tagen. Außerdem konnte er seine ohnehin niedrige Fehlerquote weiter senken, da das Portal manuelle Eingriffe deutlich reduziert. Diese Vorteile überzeugten ihn, mittlerweile auch die Betriebskostenabrechnung auf diesem Weg zu erledigen.
Damit befindet er sich in guter Gesellschaft. Mehr als 50 Prozent aller Nutzeinheiten im Abrechnungsbestand von BRUNATA Hamburg werden mittlerweile über das BOP betreut – Tendenz steigend.

Christopher Intsiful
Christopher.Intsiful@brunata-muenchen.de

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