Nachhaltige Strategie und sukzessive Umsetzung gefragt

Digitalisierung richtig umsetzen

Um von der Digitalisierung der Branche und der Gesellschaft zu profitieren, müssen Immobilienverwaltungen eine konsequente Digitalisierungsstrategie verfolgen. Die casavi GmbH, BVI-Förderpartner, hat hierfür einen Fahrplan entwickelt, der Verwaltungsunternehmen Schritt für Schritt unterstützt.

 

Eine Übersicht über Anbieter und Prozessschritte zu haben sowie praktische Ansatzpunkte zu kennen, sind für eine nachhaltige Umsetzung der Digitalisierung unabdingbar. Es empfiehlt sich daher, die nötigen Veränderungen in drei Stufen zu unterteilen: Digitalisierung der Information, Digitalisierung der Interaktion und digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse.

Dokumente digitalisieren

Zunächst gilt es, alle bestehenden Dokumente und Informationen zu digitalisieren. Alle zukünftigen sollten von vornherein digital erfasst werden. Das garantiert eine elektronische Weiterverarbeitung, durch die dauerhaft der Papierverbrauch reduziert und die Auffindbarkeit von Dokumenten vereinfacht werden kann. Um selbst ausschließlich digitale Information zu generieren, müssen entsprechende Lösungen eingeführt werden, wie beispielsweise eine ERP-Software für die Buchhaltung oder ein Vorgangsmanagement für die Dokumentation und Bearbeitung von Geschäftsvorfällen.

Analoge Medien ersetzen

Ist das Fundament gelegt, sollte nun die Interaktion digitalisiert werden – Kommunikation ist der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag. Damit das gelingt, wird diese von Telefon oder Post auf elektronische Medien verlagert. Das ermöglicht eine asynchrone Bearbeitung und schafft einen Workflow, der bisherige Zwischenschritte automatisiert, wie etwa die Zuordnung von Anfragen an zuständige Mitarbeiter. casavi unterstützt diese Kommunikations- und Servicevorgänge aus Schritt 1 und 2 optimal und bietet Schnittstellen zu branchenüblichen Systemen.

Digitale Prozessketten schaffen

Im dritten Schritt werden alle zur digitalen Interaktion eingesetzten Systeme integriert, um den Automatisierungsgrad noch weiter zu erhöhen. Grundlage hierfür sind offene und flexible Teilsysteme sowie Abläufe, die Veränderungen in den Unternehmensprozessen ermöglichen. Das erlaubt eine vollständig digitale und unternehmensübergreifende Prozesskette. Hierfür hat casavi bspw. die Dienstleisterplattform Relay geschaffen. Sie vereinfacht die digitale Zusammenarbeit rund um die Immobilie und vernetzt Verwalter mit Dienstleistungspartnern, Eigentümern und Mietern.

Wer den skizzierten Fahrplan umsetzt, begibt sich auf den richtigen Weg. Jetzt auf Digitalisierung zu setzen, wird sich in der durch Konsolidierung geprägten Verwalterbranche auszahlen.

Peter Schindlmeier, Geschäftsführer casavi GmbH

www.casavi.de

 

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