Sofern Ihre Software über geeignete Mittel zur Vorgangsverwaltung verfügt, sollten Sie diese genau prüfen und nutzen. Auch wenn es sich in Ihren Augen um die zweitbeste Lösung handelt, ist die Inkaufnahme der Nachteile oft besser, als die Schaffung einer „Software-Insel“.
Sollte Ihre Verwaltungssoftware keine Lösung anbieten, sind Sie gezwungen auf andere Mittel zurückzugreifen, um die Vorgangsverwaltung zu digitalisieren. Hier bieten sich Office-Produkte (Outlook) oder vergleichbare Lösungen (David) an. Diese beinhalten eine Menge Möglichkeiten, die auch kostenlos zur Verfügung stehen. Über die Funktionsweisen können Sie sich unkompliziert im Internet informieren. Nachfolgend die Beschreibung eines Weges, wie Sie schrittweise Ihre Vorgangsverwaltung digitalisieren können.
1. Schritt: Aufgaben elektronisch erfassen
Im ersten Schritt wird für jeden Vorgang eine elektronische Aufgabe im Kommunikationsprogramm angelegt. Diese muss einen eindeutigen Bezug zur Vorgangsablage haben, sofern die betroffenen Dokumente nicht vollständig digitalisiert werden können oder sollen. Dies lässt sich einfach mit Vorgangsnummern oder systematisch gebildeten Betreffzeilen sicherstellen, mit denen Ihre Vorgangsmappen ebenfalls gekennzeichnet werden. Damit ist eine elektronische Wiedervorlage realisiert.
2. Schritt: Elektronische Aufgaben erweitern
Da Kommunikation zunehmend per E-Mail erfolgt, wird sich vermutlich bald eine unbefriedigende Situation ergeben, da Sie einerseits Aufgaben, andererseits E-Mails und schließlich Ausdrucke zu einem Vorgang vorliegen haben. Dies kann jedoch relativ leicht gelöst werden, indem einem Vorgang zugehörige E-Mails per Drag and Drop in die Aufgaben verschoben werden. Jetzt haben Sie den Überblick über alle elektronisch vorliegenden Informationen, die Sie zudem noch in der Aufgabe individuell kommentieren können.
3. Schritt: Dokumente zuweisen
Jetzt fehlen nur noch Schriftstücke und Dokumente jeglicher Art, die bei der Vorgangsbearbeitung berücksichtigt werden müssen. Diese werden immer häufiger als PDF-Dateien übermittelt. Auch diese können sehr schnell per Drag and Drop in die jeweilige Aufgabe verschoben werden. Einzig Dokumente, die Sie in Schriftform erreichen, müssen noch berücksichtigt werden. Um Vorgänge vollständig digital zu bearbeiten, müssen diese natürlich gescannt und der jeweiligen Aufgabe zugewiesen werden.
4. Schritt: Archivierung
Sobald ein Vorgang abgeschlossen wurde, wird das Erledigungsdatum gesetzt und er ist somit aus den offenen Aufgaben verschwunden. Um mehr Übersicht zu erhalten, mögliche Suchvorgänge zu vereinfachen oder auch, um Objektübergaben zu vereinfachen, können Vorgänge nach Abschluss in objektbezogene Verzeichnisse verschoben werden. Somit kann sehr schnell auf abgeschlossene Vorgänge zurückgegriffen werden. Zudem ist die Suche in Verzeichnissen schneller als die in Ordnern.
Und was tun mit den Originalen? Unnötige Aufwände erzeugt die oft praktizierte Lösung Vorgänge nach festgelegten Kriterien in unterschiedlichen Ordnern abzulegen.
Soweit es sich um aufbewahrungspflichtige Dokumente und Aufzeichnungen (Rechnungen, Wartungsnachweise, Energieausweise etc.) handelt, sind natürlich die gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben zu beachten. Dazu stehen die regelmäßig zu führenden Ablagen (Stammordner, Belegordner o. ä.) zu Verfügung. Für alle anderen Vorgänge empfiehlt sich die chronologische Ablage in objektbezogenen Vorgangsordnern. Oder Sie verlassen sich ganz auf die digitale Ablage und vernichten die Originaldokumente. In jedem Fall werden Sie, wenn Sie diesen Weg beschreiten, deutliche Arbeitszeiteinsparungen erzielen und die Rückverfolgbarkeit erhöhen.
Jörg Wirtz
www.inracon.de