Prozessoptimierung in der Immobilienverwaltung

Eigentümerwechsel organisieren

In jeder Wohnungseigentumsanlage wechseln früher oder später Wohnungen den Eigentümer. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, diesen Prozess zu organisieren.

Eigentümerwechsel organisieren

Wenn in einer Anlage ein Eigentümerwechsel ansteht, sind in der Verwaltung einige Arbeiten zu erledigen. Diese werden durch den Eingang einer Kopie der Kaufurkunde und ein entsprechendes Schreiben vom Notar bzw. eine Information vom Alteigentümer ausgelöst. Es gilt dann, die anstehen Arbeiten zu organisieren und zu koordinieren. Idealerweise werden die Anweisungen zur Arbeitsdurchführung gleichzeitig dazu verwendet, die durchgeführten Arbeitsschritte aufzuzeichnen.

Der hier abgedruckte „Arbeitsplan Eigentümerwechsel“ soll als Anregung dienen. Die Inhalte müssen den Besonderheiten Ihrer Verwaltung angepasst werden. Je detaillierter und eindeutiger der Arbeitsplan ausgearbeitet ist, desto leichter ist es, die Arbeiten zu delegieren. Dennoch können Sie sich jederzeit sehr schnell Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand verschaffen.

Arbeitshilfen können auch dazu beitragen, dass der Vorgang erst auf Ihrem Schreibtisch landet, wenn alle erforderlichen Vorarbeiten nachvollziehbar erledigt wurden. Dazu gehören vor allem folgende Arbeitspunkte:

  • Durchsicht des Kaufvertrags
  • Prüfung der Erwerberdaten
  • Prüfung der Gründe für eventuelle Zustimmungsverweigerung

Praxis-Tipp: Begrüßungsschreiben

Jörg Wirtz
Jörg Wirtz

Besonders wichtig ist das Begrüßungsschreiben an die neuen Eigentümer, das als Muster möglichst in Ihr Verwaltungsprogramm integriert werden sollte. Übersenden Sie mit diesem Schreiben mindestens folgende Unterlagen: aktueller Wirtschaftsplan, letzte Jahresabrechnung, Hausordnung, Adressen und Telefonnummern für Notfälle, Ansprechpartner in Ihrer Verwaltung. Nutzen Sie das Begrüßungsschreiben auch dafür, vom neuen Eigentümer eine Einzugsermächtigung für die Hausgelder anzufordern.

Vergessen Sie nicht, dass der Vorgang „Eigentümerwechsel“ erst dann abgearbeitet ist, wenn Sie die vertraglich vereinbarte Vergütung in Rechnung gestellt haben. Nehmen Sie diesen Schritt auf jeden Fall in Ihren Arbeitsplan auf!

Kundenzufriedenheit erfragen

Ein Eigentümerwechsel ist auch eine gute Gelegenheit, die Zufriedenheit des scheidenden Eigentümers zu erfragen. Daraus können Sie wertvolle Hinweise ableiten, wie Sie sich noch besser an den Bedürfnissen Ihrer Kunden orientieren können. Eigentümerwechsel nicht verpassen Es kommt immer wieder vor, dass sich ein Eigentümerwechsel unbemerkt vom Verwalter vollzieht. Spätestens wenn sich ein vermeintliches Mitglied der Eigentümergemeinschaft über die andauernde Abbuchung von Wohngeldern nach Wohnungsverkauf beschwert oder wenn eine Einladung zur Eigentümerversammlung als unzustellbar zurückgesendet wird, merken Sie, dass etwas an Ihnen vorbeigelaufen ist. Diese Situation erzeugt eine Menge unnötiger Arbeit. Sie sollten sie deswegen erst gar nicht entstehen lassen. Einige vorsorgliche Maßnahmen können dabei helfen:

Weisen Sie schon im Begrüßungsschreiben darauf hin, dass bei einer Veräußerung eine rechtzeitige Information an die Verwaltung erfolgen sollte. Diesen Hinweis können Sie bei jeder Kontaktaufnahme zu den Eigentümern (Versand der Jahresabrechnungen, Einladung zu den Eigentümerversammlungen, bei den Versammlungen selbst etc.) einfügen. Nehmen Sie einen Standardtext in die Schreiben auf oder weisen Sie bei der Eigentümerversammlung – aus gegebenem Anlass – darauf hin. Dies wird dazu beitragen, dass sich mehr Eigentümer beim Verkauf der Wohnung daran erinnern und beim Notar einen entsprechenden Hinweis geben.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich bei den regelmäßig durchzuführenden Objektkontrollen. Ein Kontrollpunkt sollte dabei auch die Klingel- und Schließanlage sein. Neben dem äußeren Erscheinungsbild und möglichen Beschädigungen kann hier überprüft werden, ob die aktuelle Eigentümer- bzw. Bewohnerliste mit den angebrachten Namensschildern übereinstimmt. Diese Arbeiten können Sie auch an Hausmeister bzw. Hausmeisterdienste delegieren. Spätestens wenn die Beschaffung neuer Namensschilder für Briefkasten, Klingel oder Haustür gefordert wird, sollten Sie prüfen, inwieweit hier ein Eigentümerwechsel vorliegt und ob dieser bereits bearbeitet wurde.

Jörg Wirtz
www.inracon.de

Foto Eigentümerwechsel: wavebreakmedia/Shutterstock; Foto Jörg Wirtz: InRaCOn GmbH

Arbeitsplan Eigentümerwechsel
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