Elektronische Rechnungen

Eine lohnende Investition in die Zukunft

Lange Durchlaufzeiten bei Rechnungen, Fehler bei der manuellen Erfassung von Daten, Kostendruck – all das sind Probleme, die in vielen Immobilienunternehmen ein Thema sind. Die Umstellung auf eine elektronische Rechnungslegung birgt ein hohes Potenzial zur Steigerung der Prozess-Effizienz und Kostenreduktion.

Je nach Ausprägung des Arbeitsprozesses und der Unternehmensstruktur kann durch die elektronische Erfassung und Archivierung von Rechnungen eine Zeitersparnis von 40 bis 70 Prozent erreicht werden. Dabei laufen alle Rechnungen direkt in ein sogenanntes Entersprise-Resource-Planning-System (ERP), das jeden Schritt im Vorgang überwacht und somit die Prozessqualität steigert.

Einführung leicht gemacht

Bei der Umstellung von der manuellen auf die elektronische Rechnungsverarbeitung können Dienstleister professionell unterstützen. Systemanbieter übernehmen alle notwendigen Anpassungen und falls notwendig die Bereitstellung der Schnittstellen. Im Anschluss fließen die Daten aus dem ERP-System des Rechnungsstellers ohne manuellen Aufwand in das Rechnungseingangsbuch des Immobilienunternehmens.

Gesetzeskonform und zukunftssicher

Bisher sieht das Umsatzsteuergesetz den Rechnungsempfang in Papierform vor. Das schließt die digitale Übersendung von Rechnung jedoch nicht aus. Es bedeutet aber, dass Unternehmen dabei die folgenden Vorschriften beachten müssen, um die Umsatzsteuer bei ihrem Finanzamt als Vorsteuer geltend machen zu können:

  • Notwendigkeit der digitalen Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG)
  • Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung (§ 14 Abs. 3 UStG)
  • Zustimmung des Rechnungsempfängers zur digitalen Übersendung (§ 14 Abs. 2 UStG)
  • Revisionssichere Archivierung: Aufbewahrungsfristen (§ 14 b Abs. 1 UStG und § 257 HGB), Lesbarkeit der Rechnung (§ 147 Abs. 5 AO)

Ein innovatives System für die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet beispielsweise Aareon an. Der Aareon Rechnungsservice stellt eine Lösung zur Verfügung, die die wichtigsten Anforderungen an Datensicherheit, Datenschutz und Compliance erfüllt.

info@aareon.com
www.aareon.com

Foto: aaeron AG

Kommentare
Kommentieren
Kommentar schreiben