Verwalterpraxis A-Z

Form der Einladung zur Eigentümerversammlung

Situation
Der Verwalter hatte die Eigentümer der WEG Littenstr. 10 mit Schreiben vom 01.04.2017 zur ordentlichen Eigentümerversammlung am 20.04.2017 eingeladen. In allen Einladungsschreiben war lediglich eine Nachbildung der Namensunterschrift des Verwalters enthalten, eine originale Unterschrift fehlte. Da Eigentümer Schlau auf Hawaii wohnt, hatte der Verwalter ihm das Einladungsschreiben nebst Anlagen am 01.04.2017 nur per Fax übermittelt.

Der Eigentümer Schlau monierte: Das Einladungsschreiben zur ordentlichen Eigentümerversammlung entspricht nicht den gesetzlichen Vorschriften, weil es zum einen nicht eigenhändig vom Verwalter unterzeichnet und lediglich per Fax übermittelt wurde.

Entspricht die Form des Einladungsschreibens den gesetzlichen Anforderungen?

Rechtlicher Hintergrund

In § 24 Abs. 4 WEG ist geregelt, dass die Einberufung zur Eigentümerversammlung in Textform (nicht Schriftform = § 126 BGB) erfolgen muss, d. h. gemäß § 126b BGB:

„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeigneter Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden.

In Anbetracht der modernen Kommunikationsmittel wurde die Schriftform im Jahre 2001 durch die Textform (BT-Drs. 14/4987, 18) ersetzt. Nach der gesetzlichen Norm kann die Einladung zur Eigentümerversammlung - neben dem gewöhnlichen Brief - somit auch durch andere Kommunikationsmittel erfolgen: z. B. Telefax oder E-Mail. Das übliche Einladungsschreiben per Post ist also nicht mehr zwingend.

Eine Einladung mit anderen Kommunikationsmitteln (z. B. E-Mail) geht dem Eigentümer allerdings nur zu, wenn er sich mit dieser Form der Übermittlung einverstanden erklärt hat. Ansonsten muss der Eigentümer nach heutiger Ansicht noch davon ausgehen, dass die Einladung durch einen gewöhnlichen Brief erfolgt, soweit die Gemeinschaftsordnung keine anderslautenden Vereinbarungen vorsieht.

Streitig dürfte noch sein, ob die Preisgabe von verschiedenen Kommunikationsmitteln (Fax, E-Mail) automatisch als Einverständnis des Eigentümers zu sehen ist, auch auf andere Weise über die Verwaltungsangelegenheiten informiert zu werden.

Empfehlenswert und sicherer ist es, eine konkrete schriftliche Einverständniserklärung der Eigentümer einzuholen, auf welche Weise eine Kommunikation, insbesondere die Übersendung der Einladung zur Eigentümerversammlung nebst Anlagen, erfolgen soll.

Eine „gemischte“ Einladung (z.B. durch gewöhnliche Brief, E-Mail und Fax) ist aus organisatorischen Gründen und in Hinblick auf den technischen Stand einiger Softwareprodukte nicht immer sicher umsetzbar. Der Verwalter muss nämlich neben dem reinen Einladungsschreiben weitere Anlagen (Tagesordnung, Jahresabrechnung samt Anlagen, Wirtschaftsplan, Vollmacht usw.) beifügen, so dass der Aufwand und Fehlerpotential bei einer „gemischten“ Einladung deutlich höher ist, als durch den gewöhnlichen Brief.

Fazit

Im vorliegenden Fall kann sich Herr Schlau jedenfalls nicht darauf berufen, dass die originale Unterschrift des Verwalters fehlte. Streitig ist, ob Herr Schlau sein Einverständnis erklärt hatte, die Einladung zur Eigentümerversammlung auch durch ein Fax zu erhalten. In der Literatur und Rechtsprechung gibt es kaum Fälle, die sich mit solchen Fragestellungen konkret und rechtssicher auseinandersetzen. Fest steht, dass Ladungsmängel nicht zur Nichtigkeit der Beschlüsse, sondern lediglich zur Anfechtbarkeit führen.

Hinweis

Es gibt Gemeinschaftsordnungen, die zur Form des Einladungsschreiben anderslautende Vorschriften vorsehen können, z. B. Schriftform, § 126 BGB. Diese Regelungen sind dann zwingend zu beachten und anzuwenden.

Massimo Füllbeck

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