Man muss nur wissen, wo es steht

Haftungsrisiken für WEG-Verwalter

In den letzten fünf Jahren hat die Zahl der Schadenersatzklagen gegen Verwalter stark zugenommen. Unwissen, Unachtsamkeit und knifflige Rechtslagen können schnell zu hohen Re­gress­for­de­run­gen führen. Umso wichtiger ist es, Haftungsrisiken frühzeitig zu erkennen und die Folgen zu vermeiden.

Das alte Wohnungseigentumsgesetz (WEG) machte das Ver­wal­ten von Wohneigentum relativ leicht. Der Ge­stal­tungs­spiel­raum für die Gemeinschaft war klein, die Rechtslage wenig komplex.

Mit der Reform des WEG im Jahr 2007 hat sich das geändert. Zum Beispiel hat die Entscheidungskompetenz der jetzt teil­rechts­fähigen Gemeinschaft deutlich zugenommen. Mit der größeren Freiheit einher geht jedoch auch eine größere Ver­ant­wor­tung, was zu einem wesentlich höheren Haftungsrisiko für Verwalter führt.

In der neuen Fassung des WEG ist in § 49 Abs. 2 erstmals ein Schadenersatzanspruch gegen den Verwalter explizit formuliert. Wer solche Ansprüche vermeiden möchte, muss wissen, wo die Haftungsfallen lauern und wie sie zu umgehen sind.

Haftungsfalle Sammelvertrag

Manche Verwalter schließen sogenannte Sammelverträge mit Dienstleistern über Arbeiten in mehreren Eigentümergemeinschaften ab, um den Gemeinschaften bessere Konditionen zu bieten. Dieses Verfahren birgt jedoch ein hohes wirtschaftliches Risiko.

Beschließt eine Gemeinschaft – aus welchen Gründen auch immer – ein anderes Unternehmen für die Arbeiten zu beauftragen, haftet der Verwalter gegenüber dem Dienstleister für die Vertragserfüllung. Besser wäre es in einem solchen Fall, einen Rahmenvertrag abzuschließen, der festschreibt, dass nicht der Verwalter, sondern die jeweilige Eigentümergemeinschaft Auftraggeber für die Leistungen ist. So kann der Verwalter für seine Gemeinschaften günstige Konditionen heraushandeln, ohne selbst dafür einstehen zu müssen.

Haftungsfalle Umlaufbeschluss

Es gehört heute zur gängigen Praxis, dass weniger wichtige Entscheidungen, die zwischen den ordentlichen Eigentümerversammlungen getroffen werden müssen, mit einem Umlaufbeschluss herbeigeführt werden. Dieses Verfahren ist zwar bequem, hat jedoch seine Tücken.

Vor allem muss der Verwalter sehr genau darauf achten, dass alle Eigentümer ihre Stimme abgeben, sonst ist der Beschluss anfechtbar. Der Gesetzgeber schreibt in § 23 Abs. 3 WEG für Beschlüsse, die im schriftlichen Verfahren gefasst werden, Allstimmigkeit vor.

Wenn also zum Beispiel ein Beschluss über die Treppenhausreinigung im Umlaufverfahren gefasst wird, müssen sich alle Eigentümer an der Abstimmung beteiligen. Geschieht dies nicht, liegt auch kein gültiger Beschluss vor.

Um rechtssicher zu agieren, sollte der Verwalter auf jeden Fall eine Frist setzen, bis zu der die Antworten vorliegen müssen. Unmittelbar nach Ablauf dieser Frist sollte dann das Ergebnis des Beschlussverfahrens verkündet werden.

Haftungsfalle Beschlussfähigkeit

Dass der Verwalter zu Beginn jeder Eigentümerversammlung die Beschlussfähigkeit feststellen muss, ist bekannt. Er muss jedoch zusätzlich darauf achten, dass die Eigentümerversammlung bei jedem einzelnen Beschluss auch beschlussfähig ist.

Gerade bei größeren Eigentümergemeinschaften kann man schnell den Überblick verlieren: Raucherpausen, Toilettengänge oder andere dringende Bedürfnisse von Eigentümern können nämlich dazu führen, dass die Eigentümerversammlung plötzlich nicht mehr beschlussfähig ist. Lässt der Verwalter dann trotzdem abstimmen, sind diese Beschlüsse anfechtbar, und damit ist er in der Haftungsfalle. Je nach Beschluss kann das teuer werden. Übrigens wirkt sich auch ein Stimmrechtsausschluss auf die Beschlussfähigkeit aus.

Wann die Eigentümerversammlung beschlussfähig ist, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung. Ist dort nichts geregelt, gilt § 25 Abs. 3 WEG. Um auf der sicheren Seite zu sein, muss der Verwalter die Beschlussfähigkeit der Versammlung für jeden einzelnen Beschluss feststellen und sollte dies auch dokumentieren.

Die Beschlussfähigkeit muss nicht wie zu Beginn der Versammlung laut verkündet werden, jedoch sollte der Verwalter vor jedem Beschluss überprüfen, ob die Versammlung zu diesem Zeitpunkt einen Beschluss fassen darf. Hat er Zweifel an der Beschlussfähigkeit, muss er dies kundtun. Dann sollte er vor jedem Beschluss genau zählen und dies im Protokoll festhalten.

Um bei größeren Gemeinschaften Herr der Lage zu bleiben, sollte der Verwalter am Eingang zum Versammlungssaal Mitarbeiter postieren, die eine detaillierte Anwesenheitsliste führen.

Sie sollten die teilnehmenden Eigentümer, die Zahl der Einheiten sowie die Miteigentumsanteile schriftlich festhalten und das Kommen und Gehen überwachen. So kann der Verwalter lückenlos die Beschlussfähigkeit der Versammlung dokumentieren.

Wenn die Eigentümerversammlung eine Wiederholungsversammlung ist, weil die erste Versammlung nicht beschlussfähig war, gibt es kein Haftungsrisiko. Die Wiederholungsversammlung ist nach § 25 Abs. 4 WEG immer beschlussfähig.

An diesen Beispielen zeigt sich, dass es ein Verwalter in seinem Arbeitsalltag nicht nur mit einem großen Haken, sondern mit vielen kleinen „Häkchen“ zu tun hat. Um diesen Stolperfallen zu entgehen, muss der Verwalter genau wissen, was er tun muss und was er darf. Dass dies nicht immer einfach ist, zeigen die Beispiele. Umso wichtiger ist es, auf verlässliche Informationen zurückgreifen zu können, wie zum Beispiel über die Online-Wissensdatenbank VerwalterPraxis Professional von Haufe, mit deren Hilfe dieser Beitrag entstanden ist.

Die Datenbank ist übrigens auch in der Verwaltungs-Software PowerHaus enthalten, weil auch in der Praxis der Juristengrundsatz gilt: Man muss nicht alles wissen, aber man sollte wissen, wo es steht.

Nicole Dürst
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Foto 1: Fotolia/Robert Kneschke, Foto 2: Fotolia/Nikolai Sorokin

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