Die Rolle des Verwalters beim Zenzus 2021

Im Namen des Volkes

Es ist wieder soweit: Der Zensus steht quasi vor der Tür. Verwaltern kommt beim Erheben der Daten hinsichtlich Durchführung, Datenschutz und Kommunikation rund um das sensible Thema eine Schlüsselrolle zu. Auch deswegen mahnt der BVI zu Augenmaß bei den Belastungen für die Branche.

Alle zehn Jahre sind EU-Mitgliedstaaten und damit auch Deutschland verpflichtet, Bevölkerung, Gebäude und Wohnungen zu zählen. Die Bundesregierung arbeitet an einer gesetzlichen Grundlage zur Durchführung, die vor allem die Auskunftspflicht von Wohnraumeigentümern auf ein rechtssicheres Fundament stellen soll. Die entsprechenden Bestimmungen sollen im Herbst in Kraft treten. Auch wenn an Details noch gefeilt wird und der tatsächliche Zensus erst im übernächsten Jahr erfolgt, stimmen sich Immobilienverwalter schon einmal auf die Mammutaufgabe ein, die es für sie zu stemmen gilt – beziehungsweise, sie sind eingestimmt worden: Zahlreiche Mitglieder des BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. haben Anfang dieses Jahres ebenso wie Großeigentümer und Genossenschaften Fragebögen erhalten, in denen die statistischen Landesämter Details zum Unternehmen und zum Wohnungsbestand abfragten. „Das war für Verwalter eine Art Testlauf, mit dem abgefragt werden sollte, ob sie von der Größe her überhaupt relevant sind für die Befragung“, erklärt BVI-Präsident Thomas Meier.

Online-Meldeverfahren für Großeigentümer und Genossenschaften

Denn wenn es im Jahr 2021 ernst wird, sind es die Verwalter, die umfangreiches Datenmaterial zur Gebäude- und Wohnungszählung abfragen, zusammenstellen und übermitteln müssen. „Die Auskunftspflicht bezieht sich dabei auf die festgelegten Erhebungseinheiten, also welche Immobilien erhoben werden, und die Erhebungsmerkmale, die eigentlichen Daten.“, erklärt Meier. Für gewerbliche Eigentümer und Verwalter von größeren Gebäude- und Wohnungsbeständen soll ein Online-Meldeverfahren die Datenlieferung erleichtern; das IT-Verfahren e.Statistik-core erlaubt es, elektronisch vorliegende Daten per Internet über eine gesicherte Verbindung an die statistischen Ämter zu übertragen. Mit der aktuellen Kontaktaufnahme wollen die Behörden erfahren, wer für dieses Verfahren in Frage kommt, und an den organisatorischen und technischen Voraussetzungen für diesen Erhebungsweg feilen. In einem weiteren Schritt ab Mitte dieses Jahres müssen Großeigentümer und Verwalter Bestandslisten an die Behörden schicken, in denen Anschriften aller Gebäude und Wohnungen, die Objektart sowie Angaben zur Verwaltung aufgeführt sind. Diese Listen werden von da an fortlaufend aktualisiert. Halter kleinerer Bestände werden erst zum Stichtag im Mai 2021 befragt oder sind gar nicht auskunftspflichtig.

Welcher Eigentümer nutzt die Wohnung?

Wünschenswert wäre es nach Ansicht des BVI, dass der Gesetzgeber klar und trennscharf zwischen Miet- und Wohneigentumsverwaltern unterscheidet, so wie es seit vergangenem Jahr in §34c der Gewerbeordnung mit der klaren Definition von Wohnimmobilienverwaltern festgeschrieben ist. Während die einen nämlich Daten zu Mietverhältnissen und Zahl der Personen in einer Wohneinheit machen können, müssen Wohneigentumsverwalter solche Daten erst mühsam einsammeln, prüfen und weitergeben. „Immobilienverwalter von Wohneigentum sind für das gemeinschaftliche Eigentum zuständig, nicht für im Sondereigentum stehende Wohnungen“, erklärt Meier. Ein Verwalter wisse häufig schlicht nicht, wie Eigentümer ihre Wohnung nutzen oder wie sie bei Vermietungen die Verträge ausgestalten. „Für diese Verwalter ist nicht nur der Aufwand über Gebühr groß, sondern sie werden durch die unklaren Begriffs- und Aufgabendefinition zusätzlich verunsichert mit entsprechend steigendem Beratungsbedarf“, so Meier.

Neue Datenschutz-Grundverordnung beachten

Zusätzlich kompliziert gestaltet sich der Handlungsspielraum für Verwalter wegen datenschutzrechtlicher Aspekte. Datenschutzbeauftragte warnen bereits jetzt vor Grauzonen hinsichtlich der Verantwortlichkeiten bei der Datenerhebung und -übermittlung. Der BVI rät seinen Mitgliedern, Mieter mittels einer entsprechenden Information über die anstehende Datenweitergabe zu informieren. „Das gilt auch für WEG-Verwalter, die die Daten von Eigentümern weitergeben“, sagt Meier. In einem entsprechenden Schreiben sollten Verwalter explizit die rechtlichen Grundlagen erwähnen, also das anstehende Zensusgesetz 2021 sowie den Passus in der Datenschutz-Grundverordnung. Die konkreten Angaben, um die es geht, sollten hier ebenfalls schriftlich aufgezählt werden. Abzuwarten bleibt, ob und wie ein Widerspruchsrecht für Mieter im aktuell laufenden Gesetzgebungsverfahren berücksichtigt wird. Gegebenenfalls sollten Verwalter auch darauf Mieter und Eigentümer schriftlich hinweisen.

Mehrbelastungsklausel in Verwaltervertrag aufnehmen

Bei den vom Verwalter im Rahmen des Zensus 2021 zu erbringenden Leistungen handelt sich zweifelsohne um solche, die über den üblichen Umfang der Verwaltungstätigkeit hinausgehen.

Verwalter, die Verträge mit Neukunden abschließen, können sich eine Honorierung des entstehenden zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwands sichern.

Hierzu empfiehlt der BVI, in alle neu abzuschließenden Verwaltungsverträge eine explizite Sondervergütungsabrede für den Zensus 2021 aufzunehmen, also eine Mehrvergütung für den besonderen Aufwand durch die anstehende Gebäude- und Wohnungszählung (GWZ) und deren Vorbereitungsarbeiten im Rahmen des Zensus 2021 zu vereinbaren.

Für bereits bestehende Verwalterverträge gilt, dass ein Anspruch des Verwalters auf Gewährung einer Zusatzvergütung dann besteht, wenn der Vertrag - was der BVI grundsätzlich empfiehlt - eine sog. Mehrbelastungsklausel enthält, die dem Verwalter für nach Vertragsschluss u.a. gesetzlich neu eingeführte Aufgaben einen Anspruch auf eine angemessene Sondervergütung zubilligt.

 

BVI e.V.
www.bvi-verwalter.de

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