Es tut sich etwas in der Verwalterbranche

Immobilienverwalter stehen vor neuen Herausforderungen

Der Einstieg in den gesetzlich vorgeschriebenen Qualifikationsnachweis ist mit der Pflicht zur Fortbildung gemacht. Weitere Schritte werden hoffentlich folgen. Die Leistungsanforderungen an die Verwalter erhöhen sich gleich an mehreren Fronten:


1. Die gesetzlichen Anforderungen im technischen Bereich steigen exponentiell. Stichworte sind hier: Energieeinsparverordnung, Verschärfung der Trinkwasserverordnung, Einbau von Smart Metern

2. Mangel an qualifizierten und geeigneten Mitarbeitern

3. Anforderungen der Generation „Social Media“ an die Kommunikation

4. Zwang zu Investitionen in Organisation und Datenverarbeitung durch Margendruck

Wie können Verwalter diesen Herausforderungen begegnen?

Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht, da sie für die unterschiedlichen Unternehmensgrößen und -strukturen verschieden ausfällt. Erkennbar ist momentan ein Konzentrationsprozess, in dem zunehmend größere Verwaltereinheiten mit über 10.000 Einheiten entstehen. Es ist davon auszugehen, dass größere Verwaltungen eher über die Ressourcen für notwendige Investitionen verfügen.

Die Kunze Gruppe ist eine Verwaltungsgruppe mit sieben operierenden Verwaltungsunternehmen an verschiedenen Standorten und einer Holding, die für die Verwaltungsfirmen Zentrale Dienste leistet (IT, Personalverwaltung, Marketing, Finanzen usw.). Verwaltet werden circa 22.000 Einheiten mit 80 Mitarbeitern in Voll- und Teilzeit. Die Unternehmensleitung erfolgt in einer Matrixorganisation durch eine fünfköpfige Geschäftsleitung. Die Fragen zur Zukunftsgestaltung werden mit einer dokumentierten Unternehmensvision beantwortet. In ihr wird formuliert, was für ein Unternehmen die Gruppe in Bezug auf die einzelnen Handlungsfelder sein will.

Beispiele daraus:

Leistungsqualität

Wir wollen in Deutschland zu den anerkannt leistungsfähigsten Verwaltern zählen. Wir erbringen alle Kernleistungen der Immobilienverwaltung professionell.
Darüber hinaus bieten wir unseren Kunden Mehrwert durch Zusatzleistungen rund um die Immobilie.

Jedes Unternehmen muss sich fragen, welches Leistungsniveau es für seine Kunden erbringen möchte. Möchte es sich im Hochleistungsbereich mit allen Implikationen für die Mitarbeiterqualifikation, Prozessorganisation und das Preisniveau einordnen oder im Niedrigleistungssegment oder dazwischen.
Aus dieser Festlegung leiten sich Strategie und Ziele ab. Klare und formulierte Ziele, deren Erreichung permanent kontrolliert wird, sind ein Basisinstrument der Unternehmensführung. 
Leistungsqualität wird künftig um den Punkt Leistungsvolumen erweitert. Welchen Mehrwert kann der Verwalter über seine gesetzliche Verwaltungs-Kernleistung hinaus dem Kunden bieten? Die Kundenadresse über die der Verwalter verfügt, ist dabei ein wertvolles Asset.

Kundenorientierung

Wir erfragen regelmäßig, was unsere Kunden von uns als Verwalter erwarten und richten unsere Leistungsqualität und unser Leistungsspektrum daran aus.

Die Geschwindigkeit der Entwicklung im Bereich der Kommunikationstechnologie hat dazu geführt, dass wir uns keiner homogenen Kundenstruktur mehr gegenübersehen. Beispielsweise erwartet die Gruppe der „Oldschool“-Kunden von uns Kommunikation per Brief und Telefon, die Gruppe der technikaffinen jungen Kunden erwartet von uns Kommunikation per E-Mail, SMS, WhatsApp und einen direkten Zugang zu persönlichen Daten. Beiden Gruppen müssen wir organisatorische und IT- technische Lösungen anbieten.

Mitarbeiterorientierung

Wir sind ein Unternehmen für unsere Mitarbeiter. Wir statten unsere Mitarbeiter mit dem Wissen, den Arbeitsmitteln und der Unterstützung aus, die sie benötigen, um ihre Aufgaben ohne Überlastung erfüllen zu können. Unsere Mitarbeiter sollen gern zur Arbeit kommen.

Die Verwalterbranche stellt im kundennahen Bereich „besondere“ Arbeitsplätze zur Verfügung. Auf der einen Seite bieten diese Vielfalt, Abwechslungsreichtum, Kundennähe und - wenn richtig organisiert - selbständiges Arbeiten, auf der anderen Seite aber ungünstige Arbeitszeiten, Anforderungsspitzen und Frust im Kundenkontakt.
Es gilt künftig, das Anforderungsprofil der Rollen mit dem Eignungsprofil der Bewerber zusammen zu bringen. Dazu bedarf es einer professionellen Personalsuche und einer Auswahl durch Tests und strukturierte Interviews. Wenn das vom Unternehmen nicht geleistet werden kann, sollten externe Dienstleister damit beauftragt werden. Nichts ist teurer als eine Fehlbesetzung.
Die Mitarbeiter müssen mit dem aktuellen Fach- und Methodenwissen ausgerüstet sein. Fort- und Weiterbildung ist ein zentrales Thema. Der gesetzlich geforderte Nachweis von 20 Stunden Fortbildung in drei Jahren deckt das mit Sicherheit nicht ab.
Neben der Ausstattung mit Wissen ist auch die mit aktueller Technik erforderlich. Zwei Bildschirme, Headset, Smartphone und Tablet erhöhen die Effizienz, wenn sie in durchdachten Arbeitsprozessen eingesetzt werden.

Wissens- und Technikausrüstung sind notwendige jedoch nicht hinreichende Arbeitsbedingungen.
Entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit und damit für die Produktivität ist in jedem Unternehmen die gelebte Führungs- und Feedback-Kultur. Eine gute Kultur entsteht aber nicht von allein und bleibt auch nicht von allein erhalten. Auch hier ist der Einsatz eines professionellen Dienstleisters, einer Unternehmensberatung für Change Management, dringend zu empfehlen. Wirkliche Veränderung und Entwicklung können nicht dadurch erzielt werden, dass der Inhaber oder die Führungskräfte ein paar Seminare besuchen. Es bedarf dazu eines harten Trainings des gesamten Teams über einen längeren Zeitraum.

Digitalisierung

Wir verstehen Digitalisierung als ständige Beobachtung des Marktes für Immobilien-Apps und deren möglichen Einsatz im Rahmen unserer Arbeitsprozesse und unserer IT-Landschaft.

Auch der Markt für Verwaltungssoftware ist im Umbruch. Zurzeit haben die Verwalter ein zentrales Verwaltungsprogramm und die eine oder andere Softwarelösung für ein Einzelthema, die mehr oder weniger gut über eine Schnittstelle mit dem Verwaltungsprogramm verbunden ist. Eine professionelle Software mit den heutigen technischen Möglichkeiten zu entwickeln, ist aufwändig und teuer. Die Branche der Immobilienverwalter weist zwar circa 22.000 Unternehmen auf, 90 Prozent davon sind aber Kleinunternehmen, die sich eine teure Software nicht leisten können. Entsprechend wenig professionell sind die aktuellen Hausverwaltungsprogramme. Zunehmend entwickeln jedoch kleinere und größere Softwareschmieden gute Lösungen für einzelne Verwaltungsprozesse, die es in die bestehende IT-Software einzubinden gilt. In Zukunft wird eine Basis-Software benötigt, an die einzelne Lösungen von verschiedenen Lieferanten angedockt werden können.

Fazit

Die Verwalterbranche steht sicher vor großen Herausforderungen. Aber wollten die Verwalter jammern, dann müssten sie das auf hohem Niveau tun. Nach wie vor weist das Geschäftsmodell gegenüber anderen Branchen enorme Vorteile auf:

  • WEG-Verwalter sind gesetzlich vorgeschrieben.
  • Es bestehen langfristige Verträge.
  • Es gibt keine Forderungsausfälle.
  • Der Verwalter zieht seine Vergütung selbst ein.

Dafür werden wir von anderen beneidet!

Richard Kunze
www.kunze-gruppe.de

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