Echte Mehrwerte für Immobilienverwalter

Immobilienverwaltung 4.0

Nach einer knapp einjährigen Projektphase und einer Vielzahl von Gesprächen innerhalb der Immobilienwirtschaft geht die BEST GRUPPE jetzt mit einer digitalen Organisations- und Kommunikationsplattform an den Start. Das Besondere daran: Die Plattform ist zentrales Bindeglied zwischen allen Beteiligten der verwalteten Liegenschaften. Das BVI-Magazin hat Christian von Göler, Geschäftsführer der BEST GRUPPE, zu diesem Thema interviewt.

Warum unterliegt das Thema Digitalisierung einer solch ambivalenten Haltung?

Christian von Göler: Die in der Immobilienverwaltung tätigen Unternehmen stehen vor erheblichen Herausforderungen. Die Digitalisierung ist eine davon. Sie ist Fluch und Segen zugleich. Sie erfordert einerseits nennenswerte, meist nur begrenzt zur Verfügung stehende Investitionen von Zeit und Geld. Andererseits ist eine höhere Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit nur mit konsequenter ertragssteigernder Digitalisierung möglich.

Was verbirgt sich hinter der von Ihnen angebotenen Plattform für Verwalter?

Christian von Göler: Alle operativen Abwicklungsprozesse, also das Tagesgeschäft ohne rein buchhalterische Grundlage, kann zentral über die Plattform gemanagt werden. Ob Instandhaltungs- oder Versicherungsschaden, reine Mitteilungen oder die Auswahl und Vergabe von Aufträgen inklusive ihrer Fall abschließenden Steuerung sind möglich. Zudem lässt sich die gesamte Information und Kommunikation über die Plattform medienübergreifend und ohne Medienbruch abbilden. Alle relevanten Dokumente und Verträge können hier eingestellt werden. Vorgänge in unterschiedliche Systeme zu transferieren und fortlaufend aktualisieren zu müssen, entfällt. Es läuft alles über eine gemeinsame Plattform. Es muss keine Software installiert werden – und dennoch kann das System immer dabei sein.

Welche Mehrwerte können sich Verwalter durch die Nutzung erschließen?

Christian von Göler: Wenn alle Beteiligten die Plattform in der für den jeweiligen Beteiligten sinnvollen Art nutzen, ist eine permanente Echtzeittransparenz in allen Vorgängen gewährleistet. Dabei entscheidet der Verwalter immer und jederzeit, wie groß die gewährte Transparenz sein soll. So werden Nachfragen deutlich reduziert, ein erheblicher Zeitgewinn generiert. Die Archivierung und die Dokumentation werden selbstverständlich nach Banken-Sicherheitsstandard vorgenommen und eine Überwachung von Vorgangsterminen und Abhängigkeiten von z.B. Gewerken ist integriert.

Inwieweit unterscheiden sich klassische Verwaltungsprogramme von der Plattform?

Christian von Göler: Viele der im Einsatz befindlichen Verwaltungsprogramme haben ihren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und nicht auf dem Instandhaltungsmanagement bzw. der transparenten Kommunikation. Ein Vorgangscockpit und eine Vorgangssteuerung sind gegen entsprechendes zusätzliches Entgelt zu integrieren. Ein Beauftragungsmanagement von Handwerkern oder Dienstleistern kann mitunter darüber erfolgen, ist aber selten für Parteien außerhalb des Verwalters sichtbar. Darüber hinaus muss jede rücklaufende Kommunikation wieder „importiert“ bzw. dokumentiert werden. Auch diese verbleiben dann wieder nur im jeweiligen System des Verwalters, also nur eines Beteiligten. Transparenz für alle, um tatsächlich effizient zusammenarbeiten zu können, fehlt.

Gibt es eine Verbindung via Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen Verwaltungssystemen und ihrer Plattform?

Christian von Göler: Ja. Wobei hier auf die Bedürfnisse des jeweiligen Verwalters, seiner Prozesse und des Entwicklungsstandes seiner Mitarbeiter durchgängig Rücksicht genommen wird. So ist es denkbar, dass eine Verwaltung die Buchhaltung von Liegenschaften vom operativen System getrennt haben möchte. Dennoch können die jeweiligen Stammdaten importiert, exportiert oder zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

Wer kann die Plattform nutzen?

Christian von Göler: Natürlich der Verwalter und seine Mitarbeiter, aber auch alle mit der Liegenschaft in Kontakt stehenden Personen – Mieter, Eigentümer, Handwerker, Dienstleister, Beiräte, Zulieferer und Partner. Dabei kann die Sichtbarkeit und damit die Transparenz individuell für die Beteiligten vom Verwalter in jedem Schritt frei gewählt werden.

Was sollten der Verwalter und alle anderen Nutzer über die Technik wissen?

Christian von Göler: Es handelt sich um ein cloudbasiertes System, das in einem Rechenzentrum mit Bankensicherheitsstandards in Frankfurt gehostet wird. Demnach ist die erforderliche Sicherheit auch nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung gewährleistet. Die einzige, technische Voraussetzung, um die Plattform nutzen zu können, ist ein Internetanschluss und ein Internetfähiges Endgerät. Die Nutzung ist selbsterklärend, die Navigation übersichtlich.

Was kostet die Nutzung der Plattform?

Christian von Göler: Die Kosten liegen bei unter 15 Cent je Wohneinheit im Monat. Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vorzugskonditionen genauso möglich, wie ein einmalig kostenfreies Probejahr.

An wen muss sich ein Verwalter wenden, der die Plattform nutzen möchte?

Christian von Göler: An uns.

Petra Rieke
petra.rieke@bestgruppe.de

 

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