Immobilienverwaltung zwischen nötigen Versammlungen und Social Distancing

In Zeiten des Corona-Virus

Das Corona-Virus hat unsere Gesellschaft fest im Griff. Restriktionen, wie sie vor wenigen Wochen noch unmöglich schienen, bestimmen nun den Alltag. Auch für die Immobilienverwaltung bedeuten sie teils drastische Änderungen der gängigen Handlungspraxis.

Die Saison der Eigentümerversammlungen hat begonnen. Zugleich gibt es den Regierungsaufruf, Versammlungen und soziale Kontakte weitgehendst zu vermeiden. Hier den Balanceakt zu finden, ist keine leichte Aufgabe, zumal sich Maßnahmen von Tag zu Tag ohne Vorwarnungen ändern können. Darum ist die zunächst wichtigste Aufgabe sich laufend über die tagesaktuellen Ereignisse zu informieren. Zu beachten ist dabei, dass es zu starken regionalen Unterschieden kommen kann. Diese werden vom Robert-Koch-Institut und üblicherweise auch in den Medien klar kommuniziert.

Verschiebung von Eigentümerversammlungen
Ob nun eine Eigentümerversammlung stattfinden kann oder nicht und welche vorbereitenden Maßnahmen zu treffen sind, ist von der Gegend abhängig. Dennoch empfiehlt es sich, Eigentümerversammlungen nicht in der kritischsten Phase der Ausbreitung abzuhalten, sondern, zum Schutz Ihrer Kunden und Mitarbeiter, diese um ein paar Wochen zu verschieben. In dieser Zeit muss die Lage laufend neu bewertet werden, im schlimmsten Fall muss eine neuerliche Verschiebung erfolgen.

Eigentümerversammlung ohne Sozialkontakte
Auch wenn es noch keine gesetzliche Regelung zur Abhaltung von virtuellen Eigentümerversammlungen gibt, z.B. per Telefon-, Video- oder Onlinekonferenz, kann eine solche stattfinden. Die so erzielten Beschlüsse sind allerdings nur bei Einstimmigkeit gültig. Vorstellbar ist auch eine Kombination aus Präsenzveranstaltung, Telefonkonferenz und Vollmachten um die anwesenden Personen auf eine Minimalzahl zu reduzieren. Wenn eine Eigentümerversammlung unbedingt in den nächsten Wochen stattfinden muss, informieren Sie sich unbedingt über die maximal erlaubte Personenanzahl bei Versammlungen in Ihrem jeweiligen Bundesland. Ist die Versammlung erlaubt, sollten dennoch Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden und diese den Eigentümern vorab kommuniziert werden.

Vorbereitung der Eigentümerversammlung
Informieren Sie die Eigentümer im Vorhinein per E-Mail über die aktuelle Situation sowie geplante Vorsichtsmaßnahmen. Machen Sie deutlich, dass Krankheitsfälle die Handlungsfähigkeit der Verwaltung einschränken und weisen Sie auf die gängigen Verhaltensregeln wie Hygienemaßnahmen und dem unbedingten Fernbleiben bei Krankheitsgefühl hin.

Personen aus Risikogruppen (über 65 Jahre oder mit Vorerkrankung) sollten Versammlungen nicht beiwohnen. Erinnern Sie darum die Eigentümer an die Möglichkeit einer schriftlichen Vollmacht. Senden Sie zudem alle notwendigen Unterlagen, z.B. Abrechnungen, mit genügend Vorlaufzeit an die Eigentümer, damit diese entsprechende Abstimmungsvorgaben in der Vollmacht vornehmen können.

Arbeiten Sie zudem in enger Absprache mit dem Beirat zusammen und stimmen Sie die Vorgehensweise laufend mit diesem ab.

Maßnahmen vor Ort
Findet die Eigentümerversammlung statt, registrieren Sie jede anwesende Person. So können bei einem Ausbruch des Virus die Kontaktpersonen genau ausgemacht werden. Halten Sie Desinfektionsspray bereit und bitten Sie die Teilnehmer, dieses zu benutzen. Vermeiden Sie Körperkontakt und verzichten Sie auf das gewohnte Händeschütteln. Halten Sie zudem einen Mindestabstand von einem Meter zur nächsten Person ein und platzieren Sie auch die Stühle für die Teilnehmer dementsprechend.

Andere Aufgaben der Immobilienverwaltung
Falls möglich, verschieben Sie alle Aufgaben, die Sie, Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden in eine Situation mit direktem, sozialem Kontakt bringen. Schicken Sie Ihre Mitarbeiter, sofern möglich, ins Home oder Mobile Office, um eine Ansteckungsgefahr zu minimieren. Auch wenn diese Maßnahmen eine mögliche Erschwerung des Arbeitsalltags bedeuten, sind sie auf lange Sicht das geringere Übel: Denn ein krankheitsbedingter Ausfall schränkt Ihre Handlungstätigkeit deutlich drastischer ein.

Verena Leonhardt
www.bvi-verwalter.de

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