Die effiziente Ablageorganisation

Informationsprozesse transparent und einheitlich strukturieren

Ein zentrales Thema der Unternehmensorganisation in der Immobilienverwaltung ist nicht zuletzt die Ablageorganisation. Ist sie nicht effizient, kann es kein wirksames Prozessmanagement geben.

Lange Suchzeiten sind der Grund, warum oft nach bewährten Ablagesystemen gefragt wird. Klar ist, es gibt keine universell anwendbare optimale Ablageorganisation. Jedes System muss sich den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Dabei spielen u. a. folgende Faktoren eine Rolle:

  • Aufbauorganisation
  • Unternehmensgröße und Standorte
  • Hard- und Software-Ausstattung

Es existiert eine Art „Glaubenskrieg“ zwischen Verfechtern von Ordnerablagesystemen und Befürwortern des papierlosen Büros. Juristische Vorgaben machen oft noch den Nachweis von Originalen in ausgedruckter bzw. „unveränderbarer“ Form erforderlich. Dennoch liegt eine digitale Zukunft vor uns, für die geeignete Systeme geschaffen werden müssen. Dabei geht es nicht einfach darum, eine unübersichtliche Papierakte in ein digitales Wirrwarr zu übertragen. Um Ordnung zu schaffen, bedarf es eindeutiger und transparenter Vorgaben. Die hier vorgestellte Grundidee zur Strukturierung unterteilt in Vorgabe- und Nachweisdokumentation.

Ablage von Vorgabedokumenten

Mit Vorgabedokumenten sind alle relevanten Verträge und Vereinbarungen gemeint (Verwaltervertrag, Teilungserklärung, Versicherungsverträge usw.). Diese werden häufig in „Stammakten“ oder „Objektordnern“ gesammelt, weil sie zumindest zurzeit noch im Original benötigt werden. Dennoch sollte auch hier die Digitalisierung einsetzen, denn immer wieder werden Angaben aus diesen Dokumenten für die tägliche Arbeit benötigt. Achten Sie jedoch auf folgenden Fallstrick: Mit großem Aufwand digitalisierte Dokumente sind manchmal nicht durchsuchbar. Grund sind oftmals Einstellungen an Scannern oder in Scanprogrammen.

Außerdem sollte geprüft werden, ob die Einführung von „Objektsteckbriefen“ nicht zu höherer Effizienz führt. In Objektsteckbriefen werden alle wesentlichen Informationen aus den Vorgabedokumenten objektbezogen zusammengefasst. Wesentlich ist die Erfassung aller Angaben, die vom Standard abweichen wie

  • Besonderheiten der Teilungserklärung
  • vereinbarte Gebühren im Verwaltervertrag
  • Vereinbarungen zu Sonderleistungen
  • Beschlüsse mit Regelungscharakter

Die Objektsteckbriefe werden in digitaler Form erstellt. Entweder integriert in das Verwaltungsprogramm, in eine Datenbank oder als objektbezogene Dateien. Genauso unabdingbar ist ein Änderungsprozess, der sicherstellt, dass jede Vertragsänderung in den Objektsteckbriefen berücksichtigt wird. Während die Dokumente im Original in Ordnern „still ruhen“, kann man schnell und unmittelbar auf aktuelle Informationen in digitaler Form zugreifen und spart erhebliche Geh- und Suchzeiten.

Ablage von Nachweisdokumenten

Nachweisdokumente weisen nach, dass entsprechend der Vorgaben gehandelt wurde und spiegeln somit die tägliche Arbeit wider. Diese sollten getrennt von der Vorgabedokumentation vorgangsbezogen aufbewahrt werden. Es ist unzweckmäßig, Schriftverkehr zu Versicherungsfällen beim Versicherungsvertrag abzulegen. Der Ordner wird wachsen und unübersichtlich. Letztlich muss ein neuer Ordner angelegt und aufwendig „umgeheftet“ werden.

Die vorgangsbezogene Ablage sollte in jedem Fall bevorzugt werden. Ist ein Vorgang abgeschlossen, kann er abgelegt bzw. geschlossen werden. Egal ob Sie Ihre Vorgänge bereits mithilfe eines DMS (Echtzeitsystem zur Verwaltung von Prozessen fester Prioritäten) bearbeiten oder in Papierform – die aufwendige Ablage von Ausdrucken sollte in Frage gestellt werden. Oft ist die Aufbewahrung der Vorgänge in digitaler Form ausreichend.

Wenn Sie der reinen digitalen Ablage nicht trauen, können Sie Nachweisdokumente vorgangs- und objektbezogen chronologisch in „Jahresordnern“ abgelegen. Damit wird zumindest der Ablageaufwand gering gehalten. Nur selten muss auf abgeschlossene Vorgänge zurückgegriffen werden, und dann reicht es oft aus, wenn diese digital verfügbar sind.

Jörg Wirtz
www.inracon.de

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