Auch die Kautionsverwaltung ist in der Regel mit zusätzlicher Arbeit und aufwendiger manueller Datenübertragung verbunden. Abhilfe verschafft ein multibankenfähiges Kautionsverwaltungsmodul, das alle gängigen Wohnungswirtschaftssysteme perfekt ergänzt und Kautionsprozesse übersichtlich und automatisiert bearbeitet.
Um Kautionen professionell zu verwalten, ist die Einhaltung aller strengen gesetzlichen Vorgaben Pflicht. Schon kleinere Fehler führen am Ende zu Problemen. Gleichzeitig fehlt im Alltag meist die Zeit, um sich akribisch mit der Anlage zu beschäftigen. Wie also kann die Kautionsverwaltung gleichzeitig wirtschaftlich und sicher betrieben werden?
Komplizierte Systemumstellung bei Bankenwechsel
Bei der richtigen Wahl der Anlage lassen sich Verwalter gern von ihren Banken beraten. Meist haben diese auch ein entsprechendes System parat, das die Kautionsverwaltung unterstützt und gratis zur Verfügung gestellt wird. Häufig übersteigen jedoch die Risiken und versteckten Kosten dieser Strategie den Nutzen des vermeintlich kostenlosen Angebots. Die Systeme der Banken sind untereinander in der Regel nicht kompatibel, ein Bankenwechsel wird durch die komplizierte Prozessumstellung so gut wie unmöglich.
Was also tun, wenn es Kautionskonten bei verschiedenen Banken gibt? Oder wenn eine Bank gewechselt werden soll? Hinzu kommt, dass sich viele dieser Lösungen nicht in das Wohnungswirtschaftssystem des Kunden integrieren. Die Mieterdaten müssen dann mit zusätzlichem Aufwand händisch an die Bank übermittelt werden. Auch alltägliche Kautionsverwaltungsprozesse wie Mahnungen und Abrechnungen werden ohne eine entsprechende Datenschnittstelle nicht automatisch ausgeführt und verursachen unnötige Arbeit.
Kompatible Software zur Kautionsverwaltung
Mit einer multibankenfähigen Software zur Kautionsverwaltung dagegen werden Verwalter ganz schnell wieder selbst Herr über die Daten und Prozesse. Unabhängig von Einzahlungsweisen, Anlagenart und Bankauswahl werden so alle Kautionen einheitlich aus einem System geführt. Dabei verbleiben alle Daten im eigenen Wohnungswirtschaftssystem, und die Prozesse verlaufen automatisiert.
Der Verwalter verschafft sich dadurch einen besseren Überblick, und auch den kontoführenden Banken wird auf diese Weise einiges an Arbeit erspart. Geldinstitute, die keine eigene Kautionsverwaltung betreiben, können so überhaupt erst eine Kautionsanlage für größere Verwaltungsbestände anbieten. Für den Entfall der eigenen Kautionsverwaltung zahlen viele Banken sogar einen Betriebszuschuss an den Verwalter. Im Gegensatz zu Kickbacks ist diese Zahlung legitim, da sie durch eine konkrete Outsourcing-Leistung begründet ist.
Das KM©-Modul von Deutsche Kautionspartner
Bisher gibt es auf dem deutschen Markt nur eine bankenunabhängige Software zur Kautionsverwaltung, das KM©-Modul von Deutsche Kautionspartner. Es integriert sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft des Kunden und automatisiert den Austausch zwischen der Stammdatenverwaltung und einer beliebigen Anzahl von kontoführenden Banken. So spart der Verwalter Arbeit, erhöht die Prozess- und Datenqualität und sorgt gleichzeitig für die strikte Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Die TÜV-zertifizierte Software wurde bereits mit dem Innovationspreis der EU und der Freien und Hansestadt Hamburg ausgezeichnet.
Immobilienverwalter sehen sich steigenden Anforderungen in fast allen Facetten ihres beruflichen Umfelds ausgesetzt. Mit einer multibankenfähigen Kautionsverwaltung wie dem KM©-Modul steht eine simple und wirtschaftliche Lösung zur Ergänzung aller gängigen Wohnungswirtschaftssysteme zur Verfügung, die dauerhafte Entlastung in diesem Bereich bringt.
Dr. Tim Sievers
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Foto: Quelle: Deutsche Kautionspartner