Automatische Rechnungserfassung und –verarbeitung

Kolumne des Vorstands - Herausforderung meistern!

In unserer Immobilienverwaltung arbeiten wir seit nunmehr zwei Jahren an der Weiterentwicklung von Prozessen. Unsere Vision: Eine Rechnung, die in Papierform eintrifft, wird gescannt und von einer Software so ausgewertet, dass Rechnungsaussteller, die zahlungspflichtige WEG, die Rechnungsnummer und der Zahlbetrag automatisch ausgelesen werden. Nach manueller Prüfung auf sachliche Richtigkeit wird die Zahlung direkt ohne weiteres Zutun ausgeführt und darüber hinaus das gescannte Belegbild am Buchungssatz in unserer Hausverwaltungssoftware angehängt.
Klingt nach Science-Fiction? 

Vielleicht. Bei uns ist es zum Jahreswechsel Realität geworden – bei einer mittelständischen Immobilienverwaltung mit Wurzeln und Wirken in der Region.

Einfache Auslesung und Zuordnung der Liegenschaftsnummer
Wir sind dabei so vorgegangen, dass wir uns ganz konkrete Fragen aus dem Berufsalltag gestellt haben. Zum Beispiel, nach welchen Kriterien die Software eindeutig entscheiden kann, für welche Liegenschaft eine eingehende Rechnung bestimmt ist. Gelöst haben wir die Aufgabe, indem wir unsere Lieferanten darauf getrimmt haben, unsere vierstellige Liegenschaftsnummer in das Adressfeld mit aufzunehmen. Diese kann einfach ausgelesen und noch einfacher zugeordnet werden, als das Auswerten der ausgeschriebenen Liegenschaftsbezeichnung. Durch die Verknüpfung unserer DMS (Dokumenten Management System)-Software mit dem Hausverwaltungsprogramm kennt das System den Objektverantwortlichen kann ihn für einfache Abfragen zur sachlichen Korrektheit einer Rechnung direkt ansprechen.

Mehr Zeit für anspruchsvolle Prozesse
Genauso sind wir bei weiteren, auch kleinteiligen Herausforderungen im weiteren Verlauf von Rechnungsbearbeitungen vorgegangen. Wir überlegen – und nutzen dann die Errungenschaften der Digitalisierung zur Problemlösung. In der Konsequenz sparen wir vor allem wertvolle Zeit, die wir für die wirklich anspruchsvollen Prozesse verwenden können. Inzwischen denken wir weiter und über Schnittstellen nach, die einen direkten Datenaustausch zumindest mit den wichtigsten Lieferanten garantieren könnten.

Das Beste daran ist freilich: Was wir können, schaffen Sie auch! Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung mag schwer erscheinen, die weiteren gehen sich umso leichter. Seien Sie mutig, nutzen Sie die Möglichkeiten, die sich bieten – wir als Ihr Fachverband stehen an Ihrer Seite!

Mit diesen optimistischen Grüßen verbleibe ich herzlich,

Ihr Mark Zimni
Vorstandsmitglied BVI e.V.

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