der Ansatz gründet auf den eigenen Betriebsdaten sowie exakten Zeitmodulen für den Aufwand innerhalb einer WEG-Verwaltung: Sie bestimmen die Fixkosten ihres eigenen Bürobetriebes und Sie ziehen pauschal festgelegte Zeitmodule für die Tätigkeitsschritte einer Verwaltungsleistung nach WEG heran. Die für Werte basieren auf jahrzehntelanger Verwaltererfahrung. Die Kalkulationsgrundlage ist somit eine sehr schnell anwendbare Formel, die ergebnisorientiert einen Euro-Wert ermittelt. Die Berechnungsmethode hat außerdem den Vorteil, dass sie jederzeit und ohne Aufwand den Ist-Werten der eigenen Firma angepasst werden kann.
Zunächst geht es um die entstehenden Selbstkosten. Welcher Aufwand – in Zahlen ausgedrückt - ist also innerhalb der eigenen Firma notwendig, wenn ein Verwaltungsmandat angenommen wird? Womit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das Neugeschäft und die Konsolidierung des Verwaltungsbestandes gegeben ist.
a) Die betrieblichen Kennzahlen
Die Verbuchung der Geschäftsvorfälle der eigenen Firma erfolgt in der betrieblichen Auswertung (BWA). Diese spiegelt das Ergebnis des Unternehmens wider. Die BWA ist ein hilfreiches Mittel, um rechtzeitig die richtigen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen. Sie zeigt auch den kompletten Kostenblock des Unternehmens auf. Dieser wiederum gibt Aufschluss, mit welchem finanziellem Aufwand wie viele Einheiten verwaltet werden können – womit sich der Fixkostenanteil der einzelnen Einheit ermittelt lässt, der eine wichtige Kalkulationsgrundlage darstellt.
b) Die Fixkosten des Bürobetriebes
Nachfolgende Tabelle betrachtet die Fixkosten einer Immobilienverwaltung mit etwa 1.000 Einheiten. Die Fixkosten steigen in der Regel proportional. Eine Firma mit 2.000 Einheiten wird also regelmäßig die in etwa doppelten Fixkosten aufweisen wie eine Firma mit 1.000 Einheiten. Folgende Kosten fallen bei einem Unternehmen an, das ca. 1.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten (ohne Garagen, Tiefgaragen) verwaltet:
Somit ist der erste wichtige Kostenbestandteil einer Verwaltergebührenkalkulation bekannt – der Fixkostenanteil der einzelnen zu verwaltenden Einheit. Er beträgt etwa Euro 76,--netto per Jahr und ist bis auf marginale Schwankungen immer gleich.
Die Personalkosten des Bürobetriebes
Je nach Struktur der Verwaltungseinheiten wird man für 1.000 Einheiten etwa drei Vollzeitmitarbeiter benötigen (einschließlich des Geschäftsführers). Ein Vollzeitmitarbeiter wird mit einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden regulär 2.080 (52 Wochen mal 40 Wochenstunden) Jahresarbeitsstunden tariflicher Arbeitszeit beschäftigt sein.
Wir unterstellen folgende Fehlzeiten: Fehlzeiten (Krankheit) 15 Tage, Urlaub 28 Tage, gesetzliche Feiertage 9 Tage, Gesamt 52 Tage. Bezogen auf etwa 260 Wochentage ohne Samstag und Sonntag ergeben sich etwa 20 Prozent Gesamtfehlzeit. Ein/e Vollzeitmitarbeiter/in mit einer 40-Stunden-Woche und einer Gesamtjahresstundenzahl von 2.080 Stunden wird also im Durchschnitt ungefähr 1.664 Stunden Anwesenheitszeit im Betrieb erreichen.
Folgende Ausgangsbasis wird angenommen (Zur richtigen Kalkulation bitte die Zahlen des eigenen Unternehmens verwenden):
Mitarbeiter/in A erhält ein monatliches Entgelt von brutto € 2.800,-- (13 Gehälter) [1], Inhaber und Geschäftsführer B erhält ein monatliches Entgelt von brutto € 6.000,-- (12 Gehälter). Die Lohnnebenkosten (der zusätzlich zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers durch das Unternehmen abzuführende Betrag) liegen bei etwa 25 Prozent.
Somit ergibt sich folgendes Bild:
Soweit für dieses Mal. Im nächsten, abschließenden Teil folgen die Berechnungen weiterer Kostenfaktoren und Posten. Seien Sie gespannt!
[1] Vergütungstarifvertrag für die Beschäftigten in der Deutschen Immobilienwirtschaft Stand 01.07.2015, Tarifgruppe 3 (abgeschlossene Berufsausbildung), 6. bis 8. Berufsjahr
Martin Metzger
Vorstandsmitglied BVI e.V.