Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Mehr Effizienz durch Prozessmanagement (Teil 2)

Wenn wir nichts ändern, können wir nicht besser werden. Aber Änderungen kosten Geld, Zeit und Nerven. Im BVI-Magazin 06-2015 haben wir dargestellt, dass Verwaltungen mit aktivem Prozessmanagement durchschnittlich 150 Referenzverwaltungseinheiten (RVE) pro Mitarbeiter mehr verwalten als solche ohne. Hier wollen wir Einführungskosten und Nutzen gegenüberstellen und damit eine vollständige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermöglichen.

Die potenziellen Mehreinnahmen

Jörg Wirtz
Jörg Wirtz

Aus den uns vorliegenden Auswertungen entnehmen wir, dass eine RVE mit 18 Euro netto/Monat zu bewerten ist. Wenn es gelingt, die o. a. Steigerung zu realisieren, bedeutet das, dass Sie Mehreinnahmen in Höhe von 32.400 Euro pro Mitarbeiter und Jahr (150 RVE x 18 Euro x 12 Monate) erzielen können. Dabei handelt es sich nicht um Umsatz-, sondern um Gewinnsteigerung.

Die potenziellen Kosten

Betrachten wir zuerst die internen kalkulatorischen Kosten für die Erarbeitung und Einführung. Diese genau zu quantifizieren, ist nur schwer möglich. Je nach Größe des Unternehmens, dem Organisationsgrad und anderen Einflussfaktoren können diese Kosten variieren. Sie sollten dafür etwa drei bis fünf Arbeitstage pro Mitarbeiter einplanen. Es ist empfehlenswert, einen Berater mit guten Branchenkenntnissen einzuschalten. Je intensiver Sie den Berater einbinden, desto geringer werden die internen Aufwände sein.

Am Beispiel einer Verwaltung mit sechs Mitarbeitern und einem umfangreicheren Beratungsaufwand müssen Kosten von 6.000 bis 8.000 Euro kalkuliert werden. Diese lassen sich durch staatliche Zuschüsse um bis zu 50 Prozent reduzieren. Zur besseren Planbarkeit bieten wir Modelle an, die ab 1.500 Euro auch für kleinere Verwaltungen interessant sind.

Selbstverständlich ist es nicht ausreichend, ausschließlich die Einführungskosten zu betrachten. Alles was der Mensch erstellt, bedarf der Pflege und Wartung. Dies gilt für auch für Prozesse. Neue gesetzliche Regelungen müssen eingearbeitet werden, und es muss verhindert werden, dass festgelegte Prozesse missachtet werden. Planen Sie dafür durchschnittlich zwei bis drei Tage pro Mitarbeiter im Jahr ein. Für unsere Kosten-Nutzen- Berechnung planen wir 3.000 Euro pro Jahr ein.

Gegenüberstellung Kosten – Nutzen

Es ist kaum realistisch anzunehmen, man würde unmittelbar nach der Einführung von einem Prozessmanagement die o. a. Steigerungen realisieren können. Für unsere Berechnung am Beispiel einer Verwaltung mit insgesamt fünf Mitarbeitern nehmen wir eine jährliche Steigerung von etwa fünf Prozent an und betrachten einen Zeitraum von drei Jahren.

Mehreinnahmen

1. Jahr: 5 % aus 32.400 € = 1.620 € * 5 Mitarbeiter = 8.100 €
2. Jahr: 10 % aus 32.400 € = 3.240 € * 5 Mitarbeiter = 16.200 €
3. Jahr: 15 % aus 32.400 € = 4.860 € * 5 Mitarbeiter = 24.300 €

Summe nach 3 Jahren: 48.600 €

Kosten

1. Jahr: 8.000 € Beratung + 6.000 € interne/kalkulat. Kosten = 14.000 €
2. Jahr: 3.000 € interne/kalkulatorische Kosten = 3.000 €
3. Jahr: 3.000 € interne/kalkulatorische Kosten = 3.000 €

Summe nach 3 Jahren: 20.000 €

Gewinn: 28.000 €

Diese Berechnung unterstellt eine minimale Steigerung bei hohen Kosten und berücksichtigt keine Zuschüsse. Gelingt eine Steigerung um zehn Prozent oder werden Zuschüsse realisiert, amortisieren sich die Kosten bereits nach einem Jahr. Erfahrungsgemäß können Sie bereits innerhalb von etwa fünf Jahren die o. a. Steigerung von 150 RVE erreichen. Alternativ können Sie diese Steigerung erreichen, indem Sie Ihre Verwaltungsgebühren durchschnittlich um neun Euro/RVE erhöhen. Dies bedarf wohl keiner weiteren Bewertung.

Fazit

Anhand der uns vorliegenden Zahlen ist damit der wirtschaftliche Nutzen von aktivem Prozessmanagement auch für kleine und kleinste Unternehmen nachgewiesen.

Jörg Wirtz
www.inracon.de

Foto 1, Waage: focal point/Shutterstock
Foto 2, Jörg Wirtz: InRaCon GmbH

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