Chatten im Einklang mit dem Datenschutz

Messenger in der Immobilienverwaltung

Messenger-Dienste haben sich zum Kommunikationsmittel im mobilen Zeitalter schlechthin entwickelt. Weil sie einfach und bequem zu nutzen sind, können sie die Arbeitseffizienz erheblich steigern. Vorsicht gilt beim Datenschutz.

Ein Rohrbruch, Termine für die Grünpflege oder Mängelbeseitigung am Neubau – die Liste der Aufgaben in der Immobilienverwaltung ist ebenso vielfältig wie lang. Unterschiedliche Akteure arbeiten zusammen und müssen ihren Workflow aufeinander abstimmen. Basis dafür ist eine reibungslose Kommunikation. Viele Mitarbeiter in Immobilienverwaltungen nutzen dafür neben Telefon und E-Mail immer öfter Messenger-Dienste – und das aus gutem Grund: Diese sind schnell und effizient. Im Job kann sich durch die gezielte Nutzung eines Messengers in der internen Kommunikation die Produktivität um bis zu 35 Prozent steigern, so eine Rechnung des Beratungshauses McKinsey. Ein Beispiel: Die Tiefgarage unter einer Wohnanlage läuft voll Wasser. Der Hausmeister macht ein Foto des Schadens und sendet es per Messenger direkt an den Verwalter. Der leitet dieses Foto sofort an die zuständigen Außendienstmitarbeiter oder an einen Handwerker weiter. In kürzester Zeit bekommt er so Auskunft über den voraussichtlichen Reparaturzeitpunkt und die Kosten.

Achtung: Viele Messenger verstoßen gegen den Datenschutz

Auch der Personaleinsatz der Verwaltungsgesellschaft oder Termine mit Mietern, Wohnungsbesitzern und Behörden sind per Messenger schneller koordiniert. Aber Vorsicht: Die Nutzung vieler Messenger durch Unternehmen und ihre Mitarbeiter verstößt gegen die einschlägigen Datenschutzvorschriften. Seit dem 25. Mai gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Danach sind bei der Übermittlung von Daten durch Unternehmen besondere Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten. Dem Marktführer WhatsApp haben zahlreiche Experten attestiert, dass er für den Einsatz in der geschäftlichen Kommunikation unter Datenschutzaspekten nicht geeignet ist. Die Firmen sind dafür verantwortlich, den Datenschutz auch innerhalb des Betriebes einzuhalten. Im Zweifel haften sie. Die EU-DSGVO beispielsweise droht bei Verstößen mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes.
Immobilienverwaltungen sind auf der sicheren Seite, wenn sie Apps nutzen, bei denen bereits in der Entwicklung auf die Einhaltung der EU-DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes geachtet wurde, wie beispielsweise bei SIMSme Business von der Deutschen Post. So ist hier unter anderem die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Nachrichten, Medien und Kontaktdaten garantiert, ebenso wie eine vollständige Kontrolle des Nutzers über seine Adressdaten. Die SIMSme-Server stehen zudem ausschließlich in Deutschland. Und SIMSme Business entspricht den Anforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Datenschutztechnisch sind Immobilienverwalter damit abgesichert.

Anbindung an den Büro-Rechner

SIMSme Business zahlt sich zudem noch durch den Bedienungskomfort aus. Zentrales Steuerungstool ist das Management-Cockpit, mit dem sich Security-Einstellungen, Nutzer-Accounts und Chatgruppen verwalten lassen. Auch Gruppen- und Newskanäle sind problemlos einzurichten. Für die Anbindung an stationäre IT-Systeme sorgt der SIMSme Business Web Messenger. Darüber können Dateien per Drag & Drop zwischen Büro-PC und der mobilen Umgebung ausgetauscht und längere Texte problemlos getippt werden.


Marion Meinert
Marion.Meinert@DeutschePost.epost.de

Kommentare
Kommentieren
Kommentar schreiben