Nur auf Grundlage der erbrachten Vorschüsse zulässig

Mietrechtliche Nebenkostenabrechnungen

Die ordnungsgemäße Erstellung mietrechtlicher Nebenkostenabrechnungen und deren Durchsetzung bei Gericht werfen für den Verwalter praktische Probleme auf, die sich auf Prozessverläufe auswirken können, wie folgende beispielhafte Überlegungen zeigen.

Unterschiedliche Prozessverläufe denkbar

Nach der Rechtsprechung des BGH (u. a. VIII ZR 258/09 und VIII ZR 133/10) können Nebenkostenvorschüsse im Grundsatz nur bis zum Eintritt der Abrechnungsreife verlangt werden. Ausgangsfall: Es klagt der Vermieter am 01.07.2015 gegen seinen Mieter auf Zahlung der offenen Nebenkostenvorschüsse der Monate Januar bis einschließlich Juni 2015 in der Höhe von 6 × 300 Euro = 1.800 Euro (Streitgegenstand):

Wenn der sogenannte Schluss der mündlichen Verhandlung vor dem 31.12.2016 liegt, können die Ansprüche durchgesetzt und tituliert werden (unproblematischer Prozessverlauf und Variante 1).

Zieht sich derselbe Rechtsstreit indes in das Jahr 2017 hinein (z. B. weil der Mieter gegen das erstinstanzliche Urteil vom 30.11.2016 Berufung eingelegt hat), so ist der Vermieter gehalten, die ursprünglich zulässige und begründete Klage hinsichtlich der Vorschüsse aus 2015 im Jahr 2017 für erledigt zu erklären (problematischer Prozessverlauf Variante 2).

Ist-/Soll-Vorschüsse

Frank Weißenborn
Frank Weißenborn

Wie dem Berufsimmobilienverwalter bewusst ist, sind in einer formell und materiell zutreffenden Nebenkostenabrechnung die tatsächlich von dem Mieter in dem Abrechnungszeitraum erbrachten Vorschüsse (Ist-Vorschüsse) einzustellen (vgl. BGH VIII ZA 2/08, VIII ZR 240/10 und KG 8 U 29/14).

Nach der bisherigen Rechtsprechung des BGH (VIII ZR 108/02) wurde eine Abrechnung auf Grundlage von Sollvorschüssen nur dann für zulässig erachtet, wenn ein Mieter bis zur Abrechnungserstellung für den betroffenen Zeitraum keine Vorschüsse erbracht hatte, die Vorschüsse von dem Vermieter bereits eingeklagt waren und noch keine Abrechnungsreife eingetreten war. Der BGH hatte die Ausnahme damit begründet, dass für den Mieter klar ersichtlich gewesen sei, was er gezahlt habe und was gefordert werde.

Das Problem für die Verwalterpraxis entsteht in Variante 2, wenn die Nebenkostenabrechnung des selben Objektes und selben Jahres 2015 materiell fehlerhaft ist, weil sie statt der tatsächlich erbrachten Nebenkostenvorschüsse die vom Mieter geschuldeten (Soll- Vorschüsse) berücksichtigt. In diesem Fall stellt sich das Abrechnungsergebnis für den Mieter um den Betrag der nicht erbrachten Vorschüsse als zu günstig dar. Nun können die nicht erbrachten Nebenkostenvorschüsse aus 2015 im Jahr 2017 nicht mehr als erbrachte Sollvorschüsse verlangt werden (siehe oben). Und auch nicht aus der Nebenkostenabrechnung des Jahres 2015, weil diese nach § 556 III 3 BGB nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht mehr zu Lasten der Mieterseite korrigiert werden darf.

Schlussfolgerungen/Handlungsempfehlungen

Für den Berufshausverwalter sind folgende Schlüsse zu ziehen:

Nebenkostenabrechnungen sind auf der Grundlage der tatsächlich erbrachten Ist- Vorschüsse zu erstellen!
Sollte dies nicht möglich und stattdessen nach Soll-Vorauszahlungen abzurechnen sein, so ist dies innerhalb der Abrechnung kenntlich zu machen. Die Abrechnung kann innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert und dem Mieter erneut zugestellt werden.
Sind die Nebenkostenvorschüsse durch Zeitablauf und Eintritt der Abrechnungsreife (in Variante 2: Erreichen des Jahres 2017 vor Schluss der mündlichen Verhandlung) nicht mehr durchsetzbar und erweist sich die Nebenkostenabrechnung des Jahres 2015 als materiell fehlerhaft, weil die Soll-Vorschüsse eingestellt sind, so kommt im Prozess ein Hinweis an das Gericht auf BGH VIII ZR 261/06 in Betracht. Nebenkosten bis zu dem Betrag noch geschuldeter Vorauszahlungen kann der Vermieter nach jener Entscheidung auch aufgrund einer nach Ablauf der Abrechnungsfrist erteilten Abrechnung geltend machen. Begrenzt auf die Höhe der vereinbarten Vorschüsse soll es sich dabei nicht um eine Nachforderung i. S. d. § 556 III 3 BGB handeln.
Frank Weißenborn
weissenborn@wir-wanderer.de

Foto Taschenrechner: Zerbor/Fotolia

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