Eigentümer und Mieter betreuen, Jahres- und Nebenkostenabrechnungen erstellen, das Gebäude instand halten: Hausverwalter müssen tagtäglich ein breites Aufgabenspektrum und zahlreiche Herausforderungen bewältigen. Neben fachlicher Kompetenz, Zuverlässigkeit, Kundenorientierung, Engagement und psychologischem Geschick sind in der professionellen Immobilienverwaltung effiziente Prozesse, die durch eine intelligente Software optimal un-terstützt werden, ein wichtiger Erfolgsfaktor. Auch, weil mittlerweile viele Lebensbereiche digital funktionieren und Eigentümer und Mieter erwarten, dass sie etwa einen Wasserschaden online unkompliziert und rund um die Uhr melden können.
Freiraum für wichtige Tätigkeiten
Eine Software, die immer auf dem aktuellsten Stand ist und alle relevanten Daten und Dokumente in sicheren Rechenzentren speichert, spart dem Verwalter nicht nur Zeit und Kosten. Sie schafft Freiraum für viele andere wichtige Tätigkeiten, für die sonst keine Zeit bleibt oder die immer wieder verschoben werden. Themen wie Datensicherung, DSGVO-Konformität und IT-Sicherheit, die nicht zum Kerngeschäft einer Hausverwaltung gehören, können an den Softwarehersteller ausgelagert werden.
Kernprozesse werden unterstützt
Die Kernprozesse der kaufmännischen Hausverwaltung können mit speziellen Anwendungen wie VS3 und dem dazu gehörigen CRM VS3+ mit einem Kundenportal vollständig und verlässlich unterstützt werden. Sind die Daten einmal erfasst, laufen viele Prozesse von allein, selbst wenn sich Mitarbeiter im Urlaub befinden sollten. Mit überschaubaren einmaligen Vorbereitungen werden manuelle und vor allem ständig wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben vollständig digitalisiert und automatisiert. Die schnelle Erstellung von Jahresabrechnungen gemäß den Vorgaben des neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) gehört ebenso dazu wie der Austausch von Heizkosten über eine Schnittstelle und das automatische Einlesen der Ergebnisse in die Jahresabrechnung.
Direktversand und Kundenportal
Mit einer komplett digital erstellten Abrechnung schafft VS3 auch die Voraussetzungen, dass die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung direkt aus der Software heraus an die Eigentümer versandt werden. Noch effizienter und umweltfreundlicher ist es, die Unterlagen den Eigentümern über das Kundenportal von VS3+ zur Verfügung zu stellen. Die Stammdaten sowie die in VS3 archivierten Dokumente, beispielsweise Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, sind ohne zusätzliches Importieren automatisch im CRM VS3+ hinterlegt und können im Kundenportal den Eigentümern freigegeben werden. Das Kundenportal ist eine gesicherte Kommunikationsplattform, die der Verwalter mit den Eigentümern und Mietern zum Austausch wichtiger Informationen wie Schadensmeldungen und Dokumente wie Jahresabrechnungen nutzen kann.
Digitale Eigentümerversammlung
Nutzt der Verwalter eine Beschluss-App, kann der komplette Einladungsprozess der Eigentümerversammlung und auch die Versammlung selbst zukünftig digitalisiert ablaufen. Alle Stammdaten samt Stimmrechtsanteilen werden aus VS3+ an die Eigentümerversammlungs-Software übertragen und der Verwalter erfasst nur noch die Tagesordnungspunkte. Über digitale Abstimmungen werden alle Beschlussergebnisse automatisch berechnet und archiviert. Manuelle Auszählungen gehören damit der Vergangenheit an und auch die Bereitstellung von Unterlagen wie beispielsweise Protokollen wird durch VS3+ einfach und sicher ermöglicht.
Blick in die Zukunft
Die Kombination von Buchhaltungssoftware und dem CRM-System VS3+ mit seinem Kundenportal schafft Effizienz, unterstützt den Verwalter wirkungsvoll in seinen täglichen Prozessen und entlastet ihn von Routineauf-gaben. Als Spezialbank für Immobilienbesitzer und die Immobilienwirtschaft bietet die Hausbank München mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung mit VS3 und dem CRM VS3+ eine erprobte Softwarelösung für die Miet- und WEG-Verwaltung. Mittelfristig soll VS3+ um weitere Funktionalitäten ergänzt und mit VS3 zu einer webbasierten modularen Software zusammengefasst werden, die agil den Markt-gegebenheiten angepasst wird.
RUDOLF NAßL
Mitglied des Vorstands der Hausbank München eG
Ressort Immobilienwirtschaft
hausbank.de