In den letzten Jahren ist hier ein tiefgreifender Wandel festzustellen. Neben den klassischen Haftungsfragen drängen sich neue Gefährdungen etwa durch die inzwischen alltägliche Internetnutzung in den Vordergrund. Die sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen tragen zur Unsicherheit bei und zwingen die Unternehmen, ihr Versicherungspaket immer wieder auf den Prüfstand zu stellen und neu zu justieren. Vernachlässigt wird in den Verwaltungsbetrieben oft die Gefahr von vorsätzlichen, kriminellen Handlungen zum Schaden der Auftraggeberinnen und Auftraggeber. Nicht umsonst macht der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. seinen Mitgliedsunternehmen in der Verbandssatzung detaillierte Vorgaben hinsichtlich der vorzuhaltenden Mindestabsicherung.
Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung
Die treuhänderische Verwaltung von fremdem Immobilieneigentum erfordert zum Schutz der Auftraggeber primär eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die bei Pflichtverletzungen in Ausübung der gewerblichen Tätigkeit eintritt. Als gedeckt gelten Schadenersatzansprüche von Auftraggebern oder sonstigen Dritten aufgrund von rein finanziellen Schäden. Der Versicherer prüft die Ansprüche und stellt Versicherte von begründeten Ansprüchen Dritter frei oder wehrt unbegründete Begehren im Interesse des Mandanten ab.
Seit 2018 ist die Police als Pflichtversicherung für Wohnimmobilienverwaltungen nach § 34c GewO unmittelbare Voraussetzung für die Aufnahme einer gewerblichen Verwaltertätigkeit. Entsprechende Nachweise sind der Regulierungsbehörde auf Anfrage einzureichen. Seit der Einführung der Berufszulassung gelten besondere Anforderungen an den Leistungsumfang der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Die Versicherungssumme beträgt im Minimum 500.000 EUR je Schadenfall und muss zweifach je Versicherungsjahr zur Verfügung stehen – wohlgemerkt allein für die Verwaltung von Wohnimmobilien. Werden weitere Tätigkeiten ausgeübt wie z. B. Gewerbeimmobilienverwaltung oder Vermietung/Verkauf, sind diese Aktivitäten jeweils freiwillig und ergänzend zu versichern. Im Zuge der Einführung der Berufszulassungsregelungen ist es unter den Haftpflichtversicherern zu einem harten Preiskampf gekommen. Nie konnten sich die Verwaltungsbetriebe günstiger gegen Pflichtverletzungen versichern als heute. Trotz sprunghaft angestiegener Versicherungssummen und einer Vielzahl von neuen Leistungsverbesserungen sind in der aktuellen Marktlage günstigere Konditionen verhandelbar – mehr als je zuvor.
Betriebshaftpflichtversicherung
Obwohl nicht Teil der Berufszulassungsregelungen, ist der Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung unerlässlich und zurecht Teil der geforderten Mindestabsicherung im BVI. Die Police deckt Schadenersatzansprüche Dritter aufgrund von Personen- oder Sachschäden ab und leistet mit Blick auf die denkbaren Schadenszenarien einen wertvollen Beitrag zur Existenzsicherung der Verwaltungsbetriebe.
Nicht nur in der technischen Hausverwaltung (Facility Management, Hausmeisterdienste, Reinigung und Winterdienst) hat die Betriebshaftpflichtversicherung ihre Berechtigung. Auch für rein kaufmännisch tätige Verwalter ergeben sich relevante Risiken aus der Außentätigkeit in den verwalteten Objekten. So sind z. B. die durch Unterlassungen oder Versäumnisse des Verwalters verschuldeten Sachschäden in oder an den verwalteten Immobilien über die Betriebshaftpflichtversicherung abgedeckt. Auch Regressansprüche von Geschädigten bei Personenschäden oder Unfällen in verwalteten Immobilien sind Gegenstand der Regulierung über die Police. Neue Schadenpotenziale ergeben sich immer wieder im Zuge der Verschärfung von gesetzlichen Richtlinien – zuletzt u. a. die Trinkwassernovelle oder die Ausstattung mit Rauchwarnmelder.
Vorsicht gilt bei jenen Tarifen am Markt, die lediglich das allgemeine Bürorisiko von Standard-Dienstleistungsbetrieben abdecken. Anbieter, die Verwalter dabei in der Tätigkeitsbeschreibung als „Bürobetrieb“ einstufen, werden dem tatsächlichen Versicherungsbedarf von Immobilienverwaltungen nicht gerecht und wiegen die Kunden in falscher Sicherheit. Ein individuell passendes, verwalterspezifisches Vertragswerk leistet hier bessere Dienste. Die Versicherungssumme sollte mit Blick auf die günstige Marktlage mindestens 10 Millionen EUR je Ereignis betragen.
Vertrauensschaden-Versicherung
Kleinsparer sind es gewohnt, dass Einlagen bei Banken und Sparkassen in ausreichendem Maße über die gesetzliche Einlagensicherung geschützt sind. Doch wie verhält es sich mit den Instandhaltungsrückstellungen, die Monat für Monat über die Hausgelder eingezogen und angespart werden? Hier gibt es bis heute keine nennenswerte Branchenregulierung für einen wirksamen Verbraucherschutz.
Schon seit 2012 bietet der BVI seinen Mitgliedsunternehmen eine obligatorische, kollektive Versicherungslösung zur Vertrauensschaden-Versicherung an. Der zu leistende jährliche Beitrag ist stark rabattiert und orientiert sich an der Anzahl der verwalteten Einheiten. Alternativ wird auch eine gleichwertige, eigenständige Police als Versicherungsnachweis akzeptiert. Als versichert gelten in diesem Vertrag vorsätzliche, kriminelle Handlungen zum Schaden der Eigentümer oder auch der Verwaltung. Der Kollektivvertrag des BVI zielt dabei nicht etwa auf die Deckung eines konkreten Bedarfs ab, sondern sendet vielmehr in der Außenwirkung ein wichtiges Signal, wonach Eigentümer bei Abschluss eines Verwaltervertrags bei einem Mitglieds-unternehmen besonderen Schutz genießen und auf Qualitätsstandards zählen können. Die Versicherungssumme beträgt derzeit EUR 500.000,00 pro Schadenfall und steht jedem Verbandsmitglied zur Verfügung.
Besonderheit im BVI-Kollektivvertrag ist die Mitversicherung des Inhabers bzw. der Gesellschafter der Verwaltungsbetriebe – für gewöhnlich sind diese bei Standardprodukten vom Versicherungsschutz ausgeschlossen. So sind am freien Markt lediglich restriktivere Versicherungsbedingungen zu vielfach höheren Beiträgen erhältlich. Eine Verbandsmitgliedschaft im BVI zahlt sich durch die Kollektivversicherung bereits aus.
Darüber hinaus sind weitere wichtige Policen Bestandteil einer zeitgemäßen Absicherung für Immobilienverwaltungs-Betriebe.
Cyber-Versicherung
Internetnutzung, Digitalisierung und Automatisierung stellen auch in der Immobilienverwaltung das Rückgrat von modernen Unternehmensstrategien dar. Doch der technische Fortschritt bringt mitunter unerwünschte Nebenwirkungen mit sich. Professionelle Hacker nehmen die Fülle an Datenmaterial und die stattlichen Summen an verwalteten Geldvermögen als lohnendes Ziel wahr. Jahr für Jahr verursachen Hackerangriffe gravierendere Schäden in den Unternehmen der Immobilienwirtschaft. Die Kosten der Schadensbehebung nehmen schnell bedrohliche Ausmaße an, zumal es in den klein- und mittelständischen Betrieben dafür oft weder finanzielle Mittel, noch klar definierte Krisenmanagement-Pläne gibt. Cyber-Versicherungen können zumindest die finanziellen Folgen einer Attacke lindern und bieten innerhalb des Versicherungsschutzes wertvolle Assistance-Dienstleistungen.
Die Sparte Cyber-Versicherung ist noch jung. Waren Cyber-Policen in den ersten Jahren noch vergleichsweise teuer und boten überschaubare Leistungen, so hat sich inzwischen ein funktionierender Markt mit regem Wettbewerb ausgebildet. Versicherbar sind neben Drittschäden (Verletzung von Datenschutzgesetzen etc.) vor allem die Eigenschäden infolge einer Attacke, z. B.:
- Wiederherstellungskosten für Daten, Software und IT-Systeme
- Cyber-Bedrohung/-erpressung und Lösegeldzahlungen für die Herausgabe wichtiger Unternehmens- und Kundendaten
- Computer-Betrug
- Mehrkosten und Ertragsausfälle durch Betriebsunter- brechungen
- IT-Forensik (Ursachenforschung, Bestimmung des Schadensausmaßes)
- Cyber-Rechtsschutz und Rechtskosten für die juristische Aufarbeitung von Vorfällen
- Benachrichtigungskosten nach den Datenschutz- gesetzen
- Reputationsmaßnahmen und Kosten für Krisen- management u. v. m.
Die Cyber-Versicherung wächst derzeit rasant und gehört in vielen Dienstleistungsbranchen bereits zur Standardabsicherung. Die Risikolage sollte jedoch parallel zum abgeschlossenen Versicherungsschutz regelmäßig neu überprüft werden. Eigene Präventionsmaßnahmen sind unerlässlich – die Versicherung kann nur den materiellen Schaden ersetzen, nicht aber den Fortbestand der Kundenbeziehungen und des Unternehmens. Hierfür sind nicht nur strategische Investitionen in die IT- und Datensicherheit gefragt. Da die meisten Schadenfälle durch die IT-Nutzer verursacht werden, steht auch die Vorbeugung durch regelmäßige Mitarbeiterschulungen im Vordergrund.
Elektronikversicherung inkl. Datenversicherung
Die EDV-Hardware ist heutzutage kein zwingend versicherungswürdiges Großrisiko mehr. Ersatzteile, Laptops bis hin zu neuen Desktop-Sets lassen sich günstig wiederbeschaffen und stellen keine besondere finanzielle Belastung für die Unternehmen mehr dar.
Aus einem bestimmten Grund haben Elektronikversicherungen aber weiterhin ihre Berechtigung. So besteht nur in dieser Konstellation die Möglichkeit, eine ergänzende Datenversicherung für mögliche Wiederherstellungskosten von Daten infolge eines physischen Schadenereignisses zu vereinbaren. Gehen nämlich Server und gar Sicherungskopien der Kundendaten bei einem Sachschaden verloren, werden hohe Aufwendungen zur Datenrettung bzw. rekonstruktion fällig. Die Wiederbeschaffung unbrauchbar gewordener Verwaltersoftware sowie Mehrkosten und Umsatzausfälle durch Betriebsunterbrechung sind ebenso versicherbar. Elektronik-Versicherungen mit integrierter Daten- und Softwareversicherung werden in der Regel auf Allgefahrenbasis geführt. Die jährlichen Prämienkosten sind überschaubar.
Strafrechtsschutz
Werden Verwalter trotz aller unternehmerischer Sorgfalt mit strafrechtlichen Untersuchungen konfrontiert, besteht oft Ratlosigkeit. Meist genügen schon anonyme Untreue- oder Steuerhinterziehungsvorwürfe, um den Staatsanwalt auf den Plan zu rufen. Denkbar sind auch Ermittlungsverfahren infolge größerer Sach- oder Personenschäden in den verwalteten Objekten (z. B. bei Unfällen oder Bränden) oder wegen vermeintlicher Verstöße gegen gesetzliche Verordnungen (Trinkwasserverordnung, Rauchwarnmelder, Eichgesetz, DSGVO, Meldegesetz etc.).
Auch wenn die Vorwürfe oft haltlos sind, müssen sich die Verwalter zur Wehr setzen und juristisch vertreten lassen. Objektbetreuer sind gleichsam der Strafverfolgung ausgesetzt und müssen sich notfalls auf eigene Kosten einen Rechtsbeistand suchen. Schon aus Gründen der Fürsorgepflicht ist daher Handlungsbedarf geboten.
Die Kosten der Verteidigung sind ungleich höher als im Zivilrecht und werden von den Anwälten diktiert. Honorarstundensätze von 300 Euro bis 500 Euro sind keine Seltenheit. Hier helfen spezielle Strafrechtsschutzversicherungen für Immobilienverwaltungen, die die Versicherten einerseits von den Verfahrenskosten freistellen – auch im Fall von Honorarvereinbarungen abseits der klassischen Gebührenordnung – und andererseits wichtige Unterstützung im Krisen- und Kommunikationsmanagement anbieten.
Fazit
Risikomanagement ist Chefsache – sichern Sie Ihren Geschäftserfolg langfristig ab. Übernehmen Sie Verantwortung und begreifen die Erkennung, Bewertung und Bewältigung von Risiken als laufenden betrieblichen Prozess. Die professionelle Expertise im BVI bietet Ihnen wertvolle Zusatzleistungen innerhalb der Verbandsmitgliedschaft sowie ein Netzwerk von qualifizierten Risiko- und Versicherungsberatern.
CARSTEN WIEGEL
carsten.wiegel@howden-caninenberg.de