Im Hamsterrad des „Gut gemeint“

Muss man lernen, „Nein“ zu sagen?

Nachdem ich eine Anfrage für eine Vortragsreihe erhalten hatte, wollte ich für meine Vorbereitung zunächst den Hintergrund klären, denn mit dem vorgeschlagenen Titel „Verantwortungsbewusstsein oder Zuständigkeitsirrtum?“ konnte ich nicht viel anfangen. Dann kam aber eine Erklärung: „Weißt du, Thorsten, immer wieder sind wir in der Situation, dass wir Leistungen für Kunden erbringen sollen, die gar nicht zu unseren Aufgaben gehören. Vielleicht geschieht das nicht in böser Absicht, aber dadurch geraten unsere eigentlichen Pflichten manchmal ins Hintertreffen, und darüber ärgere ich mich!“ Diese Problematik kenne ich natürlich durchaus (und Sie sicher auch!). Deshalb möchte ich den heutigen Artikel nutzen, um einige Gedanken dazu an Sie weiterzugeben.

Was will ich?

Thorsten Woldenga
Thorsten Woldenga

Die Pflichten, die eine WEG-Verwaltung nach Gesetz oder Rechtsprechung zu erfüllen hat, sind zunächst allenfalls ein grober Rahmen. Und so sehr Sie sich auch bemühen, einen Verwaltervertrag mit einer Eigentümergemeinschaft konkret zu formulieren, so intensiv Sie auch versuchen, eine Gemeinschaftsordnung zu studieren oder so sorgfältig Sie auch die Beschlusslage einer Eigentümergemeinschaft erfassen. Mit all diesen Mitteln lässt sich die Frage vielleicht doch nicht beantworten, ob Sie DIESE EINE Aufgabe, um die es gerade geht, zu erfüllen haben oder nicht.

Und selbst wenn eindeutig klar ist, dass Sie einer Forderung nicht nachkommen müssen, so zweifeln Sie vielleicht, ob es nicht doch klüger wäre, es dennoch zu tun; spätestens hier beginnt das Problem.

Nehmen wir ein Beispiel: Ein Eigentümer bittet Sie um eine größere Zahl an Kopien aus den Verwaltungsunterlagen. Bekommt er diese kostenfrei, obwohl es eine eindeutige Sondervergütungsregelung gibt? Fällt Ihnen das NEIN jetzt noch leicht, dann beantworten Sie diese Frage gleich noch mal, wenn sie von einem geschätzten Verwaltungsbeiratsvorsitzenden kommt! Und wie lautet erst Ihre Entscheidung, wenn es sich um den Mehrheitseigentümer in Ihrem größten Verwaltungsobjekt handelt und Ihre Bestellung in Kürze ansteht?

Sie merken sicher schon, es gibt nicht DIE EINE Regel, die alle denkbaren Konstellationen erfasst! Außerdem würden Sie feststellen, dass Sie obendrein ganz unterschiedliche Sichtweisen erhalten, wenn Sie mehrere Kolleginnen oder Kollegen zu ihrer Haltung befragen würden. Es gibt also auch nicht DEN EINEN Grundsatz, der für alle Verwaltungsunternehmen passt!

Deshalb tun Sie gut daran, sich Ihre ganz eigenen Reaktionen für solche Forderungen im Vorfeld zu überlegen, damit Sie in der tatsächlichen „Drucksituation“ vorbereitet sind und ruhig handeln können.

Eines liegt mir in dem Zusammenhang aber am Herzen: Selbst wenn Sie von der einen oder anderen Forderung mal überrumpelt werden, grämen Sie sich nicht, sondern nehmen Sie das als willkommenen Anlass, um Ihr Entscheidungsraster zu „verfeinern“!

Wissen meine Mitarbeitenden auch, was ich will?

Vielleicht sind Sie außerdem in der Situation, dass nicht nur Sie selbst, sondern auch noch andere nach dem vorgenannten Entscheidungsraster handeln sollen. Dann kommen Sie nicht umhin, das zu leisten, was gemeinhin als Führung bezeichnet wird: Sie müssen das, was Sie (als Ergebnis) wollen, den Mitarbeitenden kommunizieren. Vielleicht braucht es zusätzlich noch Erläuterungen, Arbeitshilfen oder Unterstützung. Auf jeden Fall müssen Sie intervenieren, wenn von Ihren Vorgaben abgewichen wird (vielleicht weil der Konflikt gescheut wird!?). Mitunter müssen Sie Ihre Anweisungen aber auch überdenken, wenn diese sich als nicht praktikabel oder zielführend erweisen.

Zugegeben: Das mag müßig für Sie als Chef sein. Wer diese Mühe scheut, meint es mit seiner Haltung aber wohlmöglich auch nicht ganz ernst, oder!?

Wie kann ich ein NEIN kommunizieren?

Mit der Art und Weise wie sich Ihre Haltung gegenüber Kunden kommunizieren lässt, beschäftige ich mich in der nächsten Ausgabe.

Viel Erfolg bei der Definition IHRES Entscheidungsrasters wünscht Ihnen

Thorsten Woldenga
info@tcc-woldenga.de

Foto 1, Ja/Nein: Marco2811/Fotolia

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