Was Verwalter jetzt tun müssen

Neue Datenschutz-Grundverordnung

Noch etwa ein Jahr haben Immobilienverwalter Zeit, sich auf die neuen Datenschutzregeln ab Mitte 2018 einzustellen. Spätestens jetzt sollte das Thema mit einem zentralen Experten im Unternehmen besetzt werden.

Die Zeit läuft: Mitte kommenden Jahres läuft die Übergangsfrist ab, in der Unternehmen ihren Datenschutz aktuellem EU-Recht anpassen können. Ab 25. Mai 2018 gilt auch für Immobilienverwalter verbindlich die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), mit der das Datenschutzniveau insgesamt angehoben und vereinheitlich werden soll. Wer sich nicht daran hält, macht sich strafbar.

Künftig müssen Unternehmen nachweisen können, dass sie korrekt arbeiten. Bei Verstößen gegen den Datenschutz drohen ihnen drastisch höhere Bußgelder als bisher – im Zweifel können sie sich auf bis zu 20 Millionen Euro belaufen. Des Weiteren sind Unternehmen zu einer Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtet. Sie müssen sich folglich mit allen Verfahren und Prozessen innerhalb ihrer Firma auseinandersetzen, Risiken für betroffene Personen abschätzen und vorbeugende Maßnahmen treffen. Unternehmen sind ebenfalls dazu verpflichtet, begründen zu können, auf welcher Rechtsgrundlage eine Verarbeitung basiert und diese Begründungen zu dokumentieren.

All dies setzt eine genaue Analyse der Unternehmenssituation voraus – bei gleichzeitiger Kenntnis der aktuellen Rechtslage. Denn für die Übergangszeit gilt noch bestehendes Recht. Es gilt abzuwägen: Was kann derzeit schon an die neuen EU-Regeln angepasst werden, was eher vorbereitet? Wer noch keine zentrale Anlaufstelle für den Datenschutz hat, wird sie spätestens jetzt einrichten. Sie wird zur Expertise für alle Unternehmensbereiche, von IT über Marketing bis hin zu Personal und Fachabteilungen; sie ist es auch, die bereit steht, wenn im Mai 2018 der Schalter umgelegt wird: Von den alten Datenschutzrichtlinien auf die europaweit gültige DS-GVO.

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