Vom Nutzen der Fortbildung und vom „sicheren“ Weg

Neues zur Beschlusssammlung

Über die Frage, wie die Beschlusssammlung zu führen ist, besteht auch fast ein Jahrzehnt nach ihrer Einführung keine Rechtssicherheit. Eine der Fragen ist, ob der Verwalter gemeinsam mit den Beschlüssen etwaige Beschlussanlagen sammeln muss. Für diese „Mitsammlung“ warb Dr. Oliver Elzer, Richter am Kammergericht Berlin, seit Jahren und legte sie jedem Verwalter ans Herz. Aber mit diesem Werben hat es jetzt – wenigstens teilweise – ein Ende.

Der Fall: BGH, Urteil vom 8. April 2016 – V ZR 104/15

In Bremen beschlossen Wohnungseigentümer im Jahre 2008 (gestützt auf § 16 Abs. 3 WEG), dass der Verwalter die in der zuvor genehmigten Abrechnung des Jahres 2007 verwandten Umlageschlüssel zukünftigen Abrechnungen zu Grunde legen soll. Darin lag eine Änderung gegenüber den bisherigen, in der Gemeinschaftsordnung vereinbarten Umlageschlüsseln. Im Jahr 2013 genehmigten die Wohnungseigentümer die Abrechnung des Jahres 2012. In dieser Abrechnung legte der Verwalter – wie im Jahr 2008 beschlossen worden war – die in der Abrechnung 2007 verwendeten sechs unterschiedlichen Umlageschlüssel zu Grunde. Gegen diesen Beschluss ging ein Wohnungseigentümer vor. Streitig ist, ob die Wohnungseigentümer im Jahr 2008 die bis dahin geltenden Umlageschlüssel hinreichend bestimmt geändert hatten.

Die Entscheidung des Bundesgerichtshofes

Der Bundesgerichtshof meint ja! Der Wortlaut eines Beschlusses dürfe zur näheren Erläuterung inhaltlich auf Urkunden oder Schriftstücke Bezug nehmen, sofern diese zweifelsfrei bestimmt seien. Die notwendige Publizität sei dadurch zu gewährleisten, dass das in Bezug genommene Schriftstück (in diesem Fall die Abrechnung 2007) auch in die Beschlusssammlung oder eine Anlage zu dieser aufzunehmen sei.

Wichtige Folgerung für Verwalter I: Herstellung von Bestimmtheit

Jetzt ist höchstrichterlich abgesichert, dass man in einem Beschluss auf eine Anlage verweisen kann. Bei der Inbezugnahme ist darauf zu achten, dass sie eindeutig ist. Dafür muss klar sein, welche Anlage im Beschluss gemeint ist (das kann der Wirtschaftsplan oder die Abrechnung, die es zu genehmigen gilt, aber auch ein Angebot, ein Gutachten, ein Foto, eine Skizze oder ein Vertrag sein). Am besten besteht dazu im Beschlusstext Klarheit („Angebot der X-GmbH vom …“). Und am besten wird das Angebot als Anlage zur Niederschrift genommen.

Wichtige Folgerung für Verwalter II: Beschlusssammlung

Und jetzt ist klar, dass auch der Bundesgerichtshof dafür hält, dass Beschlussanlagen in die Beschlusssammlung oder in ihre Anlage aufgenommen werden müssen (siehe bereits Hügel/Elzer, WEG, 1. Auflage 2015, § 24 Rn. 103). Der Bundesgerichtshof spricht das zwar nur für solche Beschlüsse aus, die auf eine Vereinbarung einwirken, aber für andere Beschlüsse, die auf eine Anlage verweisen, kann nach Sinn und Zweck nichts anderes gelten. Verwaltern ist vor diesem Hintergrund dringend zu raten, die Beschlusssammlungen künftig entsprechend den BGH-Vorgaben zu führen und bisherige Fehler (keine Aufnahme von Anlagen) unverzüglich zu korrigieren. Auch dann, wenn der Vorverwalter den Fehler gemacht hat.

Lässt die Verwaltersoftware die Aufnahme von Anlagen in die Beschlusssammlung zurzeit nicht zu, sollte als „Krücke“ vorübergehend die BGH-Idee einer Anlage zur Beschlusssammlung (Leitzordner oder eigenständige Datei) aufgegriffen werden. Dabei ist dringend zu raten, dann in der Beschlusssammlung auf diese Anlage zu verweisen. Ferner sollte auf den Vertreiber der Verwaltersoftware zugegangen und dafür gesorgt werden, dass es möglich wird, dort auch die Beschlussanlagen zu sammeln. Denn das ist der sicherste Weg – den hoffentlich alle gehen wollen.

Dr. Oliver Elzer
www.oliverelzer.de

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