Mehr Effizienz durch Prozessmanagement

Mit der Verwalterakte Gehund Suchzeiten vermeiden

Effizientes Prozessmanagement baut auf einer leistungsfähigen Ablagestruktur auf. Es muss eindeutig geregelt sein, welche Prozessergebnisse wo abgelegt bzw. wieder aufgefunden werden können. Suchzeiten, die mehr als 20 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen, wie sie hier ermittelt wurden, sind schlichtweg inakzeptabel.

Foto Ordnerstapel
Foto Ordnerstapel: pixelrobot/Fotolia

Auch wenn das Stichwort „Digitalisierung“ in aller Munde ist: Dieser Artikel richtet sich vor allem an kleine Unternehmen, die (noch) nicht über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem verfügen.

Klassisch vs. modern

Zunächst scheint es einen „Glaubenskrieg“ zu geben zwischen den Verfechtern von Ordnerablagesystemen und den Befürworten des papierlosen Büros. Während die einen meinen, dass die elektronische Aktenführung viel zu aufwendig sei und überdies die Anschaffungskosten zu hoch seien, vertritt die andere Gruppe die Meinung, genau das Gegenteil sei der Fall und das „Hin- und Herschieben von Papier“ nicht mehr vorstellbar, weil zu zeitraubend.

Hier dürfen wir uns nicht der juristischen Realität verschließen, die in vielen Fällen den Nachweis von „Originalen“ in ausgedruckter bzw. „unveränderbarer“ Form erfordert. Zudem handelt es sich häufig um Eigentum unserer Eigentümer, was die Handlungsfreiheit zusätzlich einschränkt. Unabhängig davon, welches Ablagesystem Sie realisieren, sollten die folgenden Grundprinzipien Anwendung finden:

Einheitlichkeit
Jegliche Ablage muss unabhängig vom Bearbeiter einem einheitlichen System folgen.

Durchgängigkeit
Die Ablagestrukturen (Ordner/EDV-Verzeichnisse) müssen gleichartig aufgebaut werden.

Eindeutigkeit
Es muss eindeutig sein, in welchem Medium (Ausdruck oder Daten) die Bearbeitung erfolgt.

Verträge und Vorgänge trennen

Alle Dokumente, die Ihr Handeln als Verwalter bestimmen (Verwalter-, Versicherungs-, Hausmeisterverträge usw., Teilungserklärung, Energieausweis etc.) sollten in einem Ordner (Verzeichnis) geführt werden. Alle Unterlagen zu laufenden Vorgängen verbleiben in einer gesonderten, aber einheitlichen und möglichst digitalen Vorgangsverwaltung beim jeweiligen Sachbearbeiter. Nach der Abarbeitung werden die Vorgänge in chronologischer Reihenfolge objektbezogen abgelegt (alternativ: gescannt und gespeichert).

Die häufig angetroffenen ausgefeilten Ablagestrukturen für Schriftwechsel, Handwerkeraufträge, Versicherungsfälle usw., die auch vor dem Ausdruck und der Ablage von E-Mail nicht zurückschrecken, benötigen mehr Zeit für die Ablage, als sie Suchzeiten einsparen. Spätestens bei der nachfolgend dargestellten Untersuchung werden Sie feststellen, dass Sie regelmäßig nicht nach abgeschlossenen Vorgängen suchen müssen.

Such- und Gehzeiten verkürzen

Bevor Sie die Optimierung Ihrer Ablageorganisation starten, sollte die Ausgangssituation ermittelt werden. Messen Sie zunächst die Zeit, die Ihre Mitarbeiter brauchen, um ein Dokument in einer Akte zu finden bzw. abzulegen. Selbst wenn das Gesuchte auf Anhieb gefunden wird, summieren sich schnell einige Minuten. Die Störung der aktuellen Arbeit und das „Wiederhineindenken“ dürfen dabei nicht unberücksichtigt bleiben.

Ermitteln Sie im nächsten Schritt, welche Unterlagen am häufigsten gebraucht werden. Nach einiger Zeit erhalten Sie eine entsprechende „Hitliste“.

Damit ist bekannt, welche Unterlagen am häufigsten gebraucht werden und wie groß das Einsparpotenzial ist. Die Einsparungen lassen sich realisieren durch:

  • Elektronische Archivierung der Dokumente (Dokumentenmanagementsysteme, Nutzung der evtl. im Verwaltungsprogramm verfügbaren Systeme, intelligent aufgebaute Verzeichnisstruktur)
  • Extrahieren der im Einzelfall gesuchten Informationen (Objektsteckbrief)
  • Erstellung und Nutzung entsprechender Akten/Verzeichnisse

Es muss also nicht immer die ganz große Hard- und Softwarelösung sein. Vieles lässt sich auch durch andere organisatorische Maßnahmen lösen. Ich möchte in diesem Zusammenhang auf den „Objektsteckbrief“ verweisen. Informationen, die immer wieder benötigt werden, können so zusammengefasst werden, dass sie im unmittelbaren Zugriff sind. Der Objektsteckbrief sollte möglichst in das Verwaltungsprogramm integriert werden, als (objektspezifische/übergreifende) Datei geführt werden oder in einer Handakte bereitgestellt werden.

Disziplin und genaue Vorgaben helfen

Jörg Wirtz
Jörg Wirtz

Besonders ärgerlich ist, wenn das Gesuchte nicht oder erst nach längerer Suchzeit gefunden wird. Oft wurden die Unterlagen falsch oder noch gar nicht abgelegt. Im letztgenannten Fall ist ein kritischer Blick auf Schreibtische, Regale und die sonstigen Ablagen empfehlenswert. Je höher sich dort die Unterlagen türmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Suchvorgänge länger dauern als nötig oder Dinge übersehen werden. Spätestens hier ist Ihr Handeln gefordert.

Jörg Wirtz
www.inracon.de

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