Hybride Eigentümerversammlungen – Ein Erfahrungsbericht

Erstmals rechtskonform und digital möglich

Präsenzversammlungen in Zeiten von Corona? Nicht nur für Verwalter eine Herausforderung. Im Zuge der WEG-Novelle von 2020 eröffnete der Gesetzgeber Wohnungseigentümern innovative Möglichkeiten, ihre Rechte ganz oder teilweise in Eigentümerversammlungen digital auszuüben.

Die am 1. Dezember 2020 in Kraft getretene Reform des WEG-Gesetzes gibt Verwaltern die Gelegenheit, reine Präsenzversammlungen mit digitalen Instrumenten als
Hybridveranstaltungen durchzuführen und von den Vorteilen elektronischer Kommunikation zu profitieren.

Wörtlich heißt es in § 23 Abs. 1, S. 2 WEG, dass alle Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer „ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen und ihre Rechte im Wege elektronischer Kommunikation ausüben“ können. Damit ist die Online-Teilnahme an einer Präsenzversammlung gemeint. Letztere ist streng gesehen also nach wie vor Grundlage jeder Versammlung – selbst wenn der Großteil der Teilnehmer digital teilnehmen sollte.

Digitale Eigentümerversammlungen als Chance

Uns waren schon früh die Potenziale digitaler Eigentümerversammlungen bewusst – und die Notwendigkeit einer entsprechenden All-in-One-Softwarelösung, die diese rechtskonform nutzen kann.

Mit NEOVE konnten wir bereits zum Inkrafttreten der WEG-Reform eine marktreife Software anbieten, die die rechtlichen Anforderungen klassischer Eigentümerversammlungen eins zu eins in digitale Prozesse übersetzt und gleichzeitig vereinfacht. Seit Dezember letzten Jahres haben wir daher bereits über 800 Hybridversammlungen erfolgreich durchgeführt.

Grundsätzlich ließe sich in einem vergleichbaren Zeitraum eine weitaus größere Zahl realisieren, da die Software-Infrastruktur auf der cloudbasierten Plattform von NEOVE flexibel skalierbar ist. Im Kundendialog treffen wir allerdings häufig auf offene Fragen, die bei einer innovativen Lösung wie unserer fast zwangsläufig sind – zum Beispiel bei der Abrechnung einer neuen Software gegenüber den WEG.

Dies haben wir bei NEOVE einfach gelöst: Ein Verwalter kauft bei uns keine Software, sondern „mietet“ lediglich einen digitalen Versammlungsraum. Und wie im Falle einer Präsenzveranstaltung kann er die daraus resultierenden Kosten auf die WEG umlegen.

Auch hat es sich in der Praxis bewährt, mit ausführlichen Schulungen und Live-Support technische Unsicherheiten abzubauen. Gerade erstmals digital durchgeführte Veranstaltungen stellen Verwalter oft vor organisatorische Hürden, die sich mit intensiver Begleitung und geduldiger Beantwortung von Fragen reduzieren lassen. Wir haben außerdem darauf geachtet, die technischen Voraussetzungen bewusst niedrigschwellig zu halten.

Gleichzeitig gewährleisten wir durchgängige Rechtskonformität mit der engen Einbindung eines Fachanwalts für Miet- und Wohnungseigentumsrecht – und können rechtliche Bedenken oftmals schon im Vorfeld ausräumen. Volker Paas hat als einer der Mitgründer von NEOVE bereits in der Entwicklungsphase die rechtliche Umsetzung der einzelnen Versammlungsschritte überwacht und sichert nachhaltig die Berücksichtigung künftiger Verordnungen.

Struktur, Automatisierung und Flexibilität – Vorteile hybrider Versammlungen

Versammlungen größerer WEG sind mit erheblichem Aufwand bei der Organisation passender Räumlichkeiten und der praktischen Durchführung verbunden. Zahlreiche Redebeiträge, unterschiedliche Abstimmungen oder auch unsachliche Diskussionen – eine strukturierte Softwarelösung kann hier für deutlich einfachere Abläufe sorgen. Anders als bei bekannten digitalen Konferenzprogrammen erteilt bei NEOVE ausschließlich der Verwalter nach vorheriger Meldung das Wort für Redebeiträge – und fokussiert den Ablauf damit erheblich.

Auch Abstimmungen lassen sich digital unterstützt effizienter gestalten, da entsprechende Ergebnisse – anders als bei händischen Entscheidungen – automatisiert durch die Software erfasst, ausgewertet und aufbereitet werden. Der Verwalter kann sich also auch hier auf die eigentliche Durchführung und Dokumentation der Versammlung konzentrieren.

Die Ortsunabhängigkeit der Hybridveranstaltung minimiert den Aufwand sowohl für Verwalter als auch Eigentümer weiter. Teilnehmer können sich mit dem entsprechenden Endgerät unkompliziert einwählen und abstimmen – ein Umstand, der in durch Homeoffice und Teilnehmerbeschränkungen geprägten Zeiten ein Garant für zuverlässig und sicher durchgeführte Versammlungen ist und von beiden Seiten enorm positiv bewertet wird.

Startschuss einer fortlaufenden Entwicklung

Hybridversammlungen sind eine direkte Folge der WEG- Reform und den daraus resultierenden Möglichkeiten. Weitere Anpassungen der Gesetzesgrundlage sind beim zunehmenden Digitalisierungsgrad der Gesellschaft zudem nicht unwahrscheinlich. Daher könnten auch rein digitale Eigentümerversammlungen zukünftig Teil dieser Entwicklung sein – Hybridveranstaltungen sind bis dahin eine sinnvolle Innovation, die analoge und digitale Verwaltung miteinander verbindet.

Peter Radonjic
Geschäftsführer
NEOVE GmbH
www.neove.de

 

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