Mit cleveren Business-Messengern werden Prozesse effizienter

Smart vernetzt

Digitalisierung beginnt bei der täglichen Kommunikation: Hier können Immobilienverwalter mit dem richtigen Tool viel Zeit und Geld sparen.

Der Trend geht zum Smart Home – alles, vom Bügeleisen bis zur Heizung, ist digital vernetzt, mess- und steuerbar. In Wohnanlagen können Techniker per Remote-Service die Daten von Aufzugsanlagen auswerten und Wartungen durchführen, Verbrauchswerte für Energie oder Wasser fließen direkt in die Abrechnungssoftware.

Trotz Work 4.0 und Vernetzung bestimmen in vielen Büros jedoch – auch in der abstimmungsintensiven Immobilienverwaltung – immer noch E-Mail und Telefon die Kommunikation. Dabei wäre es mit Messengern viel einfacher. Weniger E-Mails, weniger Telefonate, stattdessen Chats in Echtzeit, damit sich Innen- und Außendienst, Techniker, Kundenbetreuer und Juristen einfach koordinieren können.

Was ein Business-Messenger können muss

Mietverträge, Protokolle von Eigentümerversammlungen, Abrechnungen, Einkommensnachweise – die Arbeit mit vertraulichen Daten gehört in der Immobilienverwaltung zum Tagesgeschäft. Deshalb ist es wichtig, dass die verwendeten Messenger DSGVO-konform sind. Der Einsatz von WhatsApp ist deshalb im beruflichen Umfeld nicht zu empfehlen. Alternativen, beispielsweise Business-Messenger, sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Behörden zugeschnitten.

Praktische Gruppenzuordnung von Mitarbeitern

Im Minimum müssen Business-Messenger vollumfänglich datenschutzkonform sein. Einige bieten aber deutlich mehr: Bei SIMSme Business von der Deutschen Post gibt es beispielsweise ein zentrales Steuerungstool. Der Administrator kann darüber Accounts an Mitarbeiter vergeben, Mitarbeiter unterschiedlichen Gruppen zuordnen und Security-Einstellungen steuern. Mit wenigen Klicks können Teilnehmer auch wieder gelöscht werden, zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Die Bedienung ist intuitiv, das Team benötigt dazu weder IT-Kenntnisse noch Schulungen.

Datensichere Krankmeldung per App

Besonders praktisch: Die App kann auch auf dem Tablet oder dem PC genutzt werden. Bei einer Schadensmeldung zum Beispiel macht der technische Dienst vor Ort ein Foto des Wasserschadens und schickt es an die Zentrale. Der Mitarbeiter im Backoffice kann die Datei per Drag-and-drop direkt in die jeweilige elektronische Akte schieben. Auch die persönlichen Daten der Angestellten sind sicher: Viele Mitarbeiter fotografieren zum Beispiel ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) und schicken sie vorab als Bild per Messenger an die Personalabteilung. Die unternehmensinterne Weiterleitung einer AU per WhatsApp verstößt gegen den Datenschutz. Mit einem sicheren Businessmessenger ist dies unproblematisch und effizient. Krankmeldungen gehen direkt an die jeweilige Abteilung und müssen nicht erst per Telefon oder E-Mail weitergeleitet werden.

 

Marco Hauprich
[email protected]

 

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