Verwalter 2030, Verwalter 4.0, Verwalter der Zukunft
Wer blickt noch durch den Digitalisierungs-Dschungel?

Verwalter 2030, Verwalter 4.0, Verwalter der Zukunft

Digitalisierung ist in aller Munde – da bilden wir Verwalter keine Ausnahme. Wenn es konkret wird, stehen viele Kollegen allerdings oft ratlos da. Viel zu umfangreich, vor allem unüberschaubar scheint das Angebot am Markt, viel zu groß wirken die Verheißungen der jeweiligen Vertriebsmitarbeiter. Und überhaupt, was bedeutet denn Digitalisierung? Investiere ich da womöglich in die falsche Richtung, versenke teuer verdientes Geld?

Unlängst erzählte mir erneut ein Kollege, dass Digitalisierung wichtig und aus seinem Berufsalltag gar nicht mehr wegzudenken sei. Er meinte damit die Existenz einer Homepage und einer darauf verlinkten Emailadresse. Mir wurde klar, dass der Übertritt ins digitale Zeitalter noch viel Aufklärungsarbeit bedarf.

Das verwundert nicht, wenn man auf die Anbieterseite schaut: Selbst die großen Softwareanbieter unserer Branche haben die Chancen und Zeichen der Zeit nicht erkannt. Die meisten garen in ihrem eigenen Saft und ich frage mich, ob sie den Aufbau übergreifender Datenaustauschstandards verschlafen. Jeder entwickelt sein eigenes Klein-Klein, ohne dabei das Große am Horizont überhaupt wahrzunehmen.

Gute Einzellösungen schaffen noch kein Gesamtpaket

Der Markt ist voller guter Einzellösungen. Apps für die Wohnungsübergabe wie der Rental Inspector von Chapps, das Dokumentenmanagement Programm (DMS) der Kasseler Softwareschmiede Starke + Reichert und die Kundenportal-Lösung von Casavi sind Einzelbeispiele für wegweisende, den Berufsalltag sehr vereinfachende Anwendungen. Diese Programme bieten hervorragende Features, sind für sich betrachtet einfach zu bedienen und haben das Potenzial, uns als „Verwalter 2030“ fit zu machen. Interessant finde ich auch Startups, die sich gezielt Teilbereichen der Verwaltertätigkeit widmen – wie das jüngst gestartete WeWash, mit dem die Gründer das Management von Gemeinschaftswaschmaschinen erleichtern wollen, oder die Online-Maler „Weissmaler“.

Die mich umtreibende Frage stellt sich dort, wo ich diese Softwarelösungen an mein Hausverwaltungsprogramm anbinden und mit diesem vernetzen möchte. Eine Anbindung muss sein, wenn ich nicht sämtliche Stammdaten in jedem dieser Programme händisch pflegen möchte. Es kommt an der Stelle zum Systembruch, an der die eingehende Meldung eines Kunden nicht automatisch an das zentrale Dokumentenmanagementsystem weitergegeben wird. In der Theorie erscheint die Lösung sehr einfach. In der Praxis stellen wir fest, dass es keine Schnittstellen gibt, viel schlimmer noch, meiner Auffassung nach, Softwareanbieter sich zum Teil fast schon der Erstellung einer einheitlichen Schnittstelle verweigern. Damit berauben sie sich selbst ihrer Bedeutung – denn was bringt eine Lösung, deren Vernetzungs- und Entwicklungsmöglichkeiten gegen Null gehen?

Hausverwalter stehen allein im Dschungel

Auch in unserem Hausverwaltungsunternehmen sind wir noch auf der Suche nach der besten Lösung. Im ersten Schritt haben wir unser Dokumentenmanagementsystem an das vorhandene Hausverwaltungsprogramm angebunden. Hier schlug uns gleich das oben Beschriebene entgegen: Die Brücke, der Übergang fehlte. Unser Softwareanbieter erklärte lapidar, dass es eine Schnittstelle schlichtweg nicht gebe und eine solche auch nicht gewollt sei. Wir haben es dann über einen Direktzugriff auf die SQL Datenbank geschafft, an unsere Daten zu gelangen und sie im System weiter zu verarbeiten. Die von mir bezahlten Programmierer haben fast zwei Tage benötigt, um sich durch den Wust von Datenbankfeldern zu wühlen und die für uns relevanten Felder zu identifizieren. Dieser Aufwand hätte wenigstens durch eine gut dokumentierte Datenbankstruktur durch den Hausverwaltungsprogramm- Anbieter vermindert, wenn schon nicht ganz ausgemerzt werden können. Dieser hat sich jedoch dagegen gesperrt: Er führte das Argument an, dass sein Unternehmen ja selbst eine gute Dokumentenverwaltung integriert habe und daher eine externe Software nicht nötig sei. Ich beurteile das entgegengesetzt.

Weiterführende Beispiele gibt es zuhauf. Kleinere Verwalter indes können es sich finanziell kaum leisten, ständig umfangreiche Programmieraufträge zu vergeben – ganz zu schweigen davon, fortlaufend den Bedarf zu erfassen, neue Entwicklungen zu beobachten und den Überblick nicht zu verlieren.

Die Softwarebranche muss sich bewegen – jetzt

Die Immobilienbranche braucht eine einheitliche Datenschnittstelle! Doch die Softwarehäuser sperren sich. Ich behaupte, dass nicht ein einziger Anbieter einer guten Hausverwaltungssoftware einen einzigen Kunden durch die Bereitstellung einer Datenaustauschschnittstelle verlieren würde, ganz im Gegenteil. Ich wäre mit meinem Hausverwaltungsprogramm deutlich zufriedener, wenn ich dort allein die Schlüsselanwendungen Buchen, Abrechnen und Mahnen nutzen können würde. Alle weiteren für mich relevanten Features möchte ich bei den jeweiligen Spezial-Softwarehäusern zukaufen können. Es würden sich strategische Synergien entwickeln. Wir Verwalter könnten uns derweil den eigentlichen Herausforderungen der digitalen Welt widmen anstatt uns mit Datenschnittstellen zu beschäftigen.

Es ist ja übrigens so, dass derzeit jeder Einzelne diese Schnittstellenproblematik allein lösen muss – schierer Wahnsinn. Wir brauchen Netzwerke, wir sollten uns verbünden, wir als BVI gehen diese Aufgabe an. Wir werben für die Einführung einer standardisierten Datenaustauschschnittstelle. Eine solche wird den Gesamtmarkt weiter beflügeln und insbesondere auf Seiten der Verwalterschaft viel Geld für weitere Projekte freigeben.

Die ersten Verwalterschritte in Richtung Digitalisierung

Bevor Sie Ihren Betrieb weiter digitalisieren, müssen Sie zwingend Ihre analogen Prozesse kennen und verstehen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Prozesse an jeder Stelle und von jedem Mitarbeiter Ihres Unternehmens einheitlich bearbeitet werden.

In meinem Unternehmen haben wir bei der Beantwortung dieser Frage zum Beispiel schnell festgestellt, dass der vor wenigen Jahrenso aufwendig erarbeitete und formulierte Prozess „Schadensmeldung“ ganz schnell von den einzelnen Teams in verschiedene Richtungen hin „optimiert“ wurde und ich selbst des Öfteren Prozesse abgekürzt habe. So ist eine Umsetzung in ein elektronisches Workflow-Management natürlich nicht möglich. Rechnen Sie mit einem Zeitaufwand von mehreren Wochen bis Monaten, bis Sie Ihre Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens schriftlich und im Rahmen von Flussdiagrammen festgehalten haben. Erst danach sollten Sie mit den weiteren Schritten beginnen. Erst dann können Sie die einzelnen Prozesse in andere Programme überführen, um sie dort computergestützt, vielleicht sogar automatisiert abzuarbeiten.

Dokumentieren, erfassen und verstehen ist die Basis für jegliches Optimieren! Machen Sie in diesem Sinne Ihre analogen Prozesse transparent – sie stärken nichts weniger als Ihr Fundament und damit die Basis, um auf Augenhöhe mit Softwareentwicklern in einen Dialog zu treten. Wenn wir unsere Bedürfnisse klar formulieren können, haben Dienstleister die Chance, zu reagieren – und wir die Möglichkeit, mangelnden Service im Zweifelsfall einzufordern.

Branchentreffen wie der jüngste Deutsche Immobilienverwalter Kongress des BVI in Berlin mit einem Runden Tisch zur Digitalisierung oder unsere regionalen Veranstaltungen bieten eine hervorragende Gelegenheit zu einem solchen Austausch. Nicht zuletzt sind dann auch unsere Experten vor Ort, die es als vorrangige Aufgabe sehen, im Zweifelsfall zu vermitteln – damit zumindest die kommunikative Schnittstelle gar nicht erst zum Problem wird.

Mark Zimni
www.fuehrer-brungs.de

Foto: © everything possible / shutterstock.de
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