V wie Vergütungssystem in der WEG-Verwaltung

Verwalterpraxis A-Z

Situation
Im Verwaltervertrag vereinbart Verwalter V mit der WEG Zur Hölle 12 einige Zusatzgebühren, u. a. eine Zusatzvergütung für die Bearbeitung von Eigentümerwechsel (89,25 Euro inkl. USt.). Eines Tages kauft Wohnungseigentümer Q eine Wohnung. Es kommt wie es kommen muss: Wohnungseigentümer Q zahlt die Gebühr für den Eigentümerwechsel nicht. Er kündigt an, sich anwaltlichen Rat einzuholen und überprüfen zu lassen, ob ein Verwalter eine derartige Gebühr überhaupt nehmen darf.

Rechtlicher Hintergrund
In einer Ausgabe des Spiegels gab es vor längerer Zeit ein Bericht, in welchem Interessensvertreter 40 Prozent mehr Geld für Hausverwalter forderten. Die Kommentare der Leser waren einzigartig:

Beispiel: „Wucher: Da die Mehrkosten sowieso auf die Mieter abgewälzt werden, die aber nicht mitreden dürfen, haben die Hausverwalter ein leichtes Spiel, ihre Forderungen durchzusetzen. Früher nannte man das Wucher.“

Der Kommentar zeigt doch, wie die Verwalter in der Öffentlichkeit oft gesehen werden und wie ahnungslos viele Wohnungseigentümer (oder Mieter) sind. Dennoch ist es wichtig, dass die gesamte Verwalterbranche weiterhin für eine angemessene Vergütung „kämpft“. Stellt sich natürlich die Frage, welche Gebühren kann ein Verwalter wirklich verlangen?

Seit vielen Jahren wird die Grundvergütung in Form einer (nicht kalkulierten) Pauschale pro Wohnung und Monat angeboten. Der Aufwand der WEG-Verwaltung wurde aber immer komplexer und aufwendiger, so dass die Verwalter – richtigerweise – auch Zusatzvergütungen vereinbaren, damit dieser Arbeitsaufwand angemessen honoriert wird. Klassiker sind z. B. der Aufwand bei der Bearbeitung der Verwalterzustimmung oder die Erstellung der Bescheinigung der Haushaltsnahen Dienstleistungen § 35a EStG, denn diese Leistung schuldet der Verwalter nämlich gerade nicht (LG Bremen, Beschluss vom 19. 5. 2008 - 4 T 438/07).

Problem ist aber weiterhin, dass die Rechtsprechung hinsichtlich der Zusatzvergütungen immer strenger und uneinheitlicher wird.

LG Dortmund, Urt. v. 14.6.2016 – 1 S 455/15; ZWE 2017, 96

(…) Ein Verwaltervertrag widerspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Sondervergütungen auch für Tätigkeiten vorgesehen sind, die im Rahmen der dem Verwalter vom Gesetz zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse liegen und zum typischen Berufsbild eines Verwalters gehören und damit schon mit der monatlichen Vergütung abgegolten sind.

Im vorgenannten Fall ging es auch um die Gebühren für den Eigentümerwechsel und die Betreuung von Instandhaltungsmaßnahmen. Ein Verwaltervertrag unterliegt der AGB-Inhaltskontrolle, daher können Vertragsklauseln, die den Kunden unangemessen benachteiligen oder überraschend sind, auch nach Bestandskraft über den Beschluss des Verwaltervertrages, „kassiert“ werden. Für die Praxis besteht also das Problem, dass nicht deutlich ersichtlich ist, welche Zusatzvergütung nun wirksam vereinbart werden können und welche nicht. Beispiel:

AG Reutlingen, Urt. v. 13.5.2016 – 11 C 105/16; ZMR 2016, 914

Die Mahnung von säumigem Hausgeld ist beim Verwalter einer WEG mit der Grundvergütung abgegolten.

Lösung zur Situation und Fazit
Vermutlich wird der Wohnungseigentümer Q Recht behalten und muss die Gebühr nicht zahlen, da die Bearbeitung eines Eigentümerwechsels zu den typischen Aufgaben eines Verwalters gehört.

Es bewegt sich aber was und das Vergütungssystem befindet sich aktuell in einem Wandel. Die Forschungsstelle für Immobilienrecht der Universität Bielefeld hat in Ihrem Beitrag (Ergebnisse siehe Jacoby/Lehmann-Richter/Weiler, ZMR 2018 Heft 3) interessante Neuerungen aufgestellt, die der BVI in seinem neuen Verwaltervertrag (Fassung Juni 2019) auch umsetzt.

Wichtigste Neuerung ist die Struktur der Gebühren, die sich ab sofort wie folgt darstellt:

  • 3 Leistungen des Verwalters – BVI – Verwaltervertrag - Fassung Juni 2019

Die Basisvergütung ist die übliche Vergütung, die der Verwalter bisher als Grundvergütung bezeichnet hat. Mit dieser Grundvergütung waren grundsätzlich alle zugewiesenen gesetzlichen Aufgaben abgegolten. Zukünftig soll es aber möglich sein, auf die Basisleistungen einen Mehraufwand – also variable Zusatz-Basisvergütung – zu erheben.

Beispiel:

Gemäß § 27 Abs. 2 Ziffer 1 WEG hat der Verwalter die für die ordnungsmäßige Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Daraus könnte man folgern, dass eine Zusatzvergütung bei der Betreuung von aufwendigen Instandsetzungsmaßnahmen nicht vergütet werden darf, weil dies mit der bisherigen Grundvergütung abgegolten sein soll. Das Gesetz unterscheidet leider nicht zwischen aufwendigen und weniger aufwendigen Instandsetzungsmaßnahmen. Die Rechtsprechung ist hier nicht einheitlich. Fakt ist aber auch, die Vorbereitung und Betreuung einer aufwendigen Instandsetzungsmaßnahme kosten sehr viel Zeit. In der Praxis ist es nicht einfach, die Wohnungseigentümer von dieser Gebühr zu überzeugen.

Es ist aber völlig legitim, wenn für diesen erheblichen Mehraufwand zusätzlich zur Basisleistung, eine variable Zusatz-Basis-Vergütung vereinbart werden kann, denn nur so haben alle Parteien was davon: Der Verwalter bekommt seinen Mehraufwand vergütet, die WEG erhält dafür eine professionelle Vorbereitung und Abwicklung der Instandsetzungsmaßnahme.

Im Verzeichnis der variablen Zusatz-Basisleistungen des Verwalters (vgl. § 3 Ziff. 1 Buchst. b) des BVI-Vertrages findet sich also folgende Klausel:

III/3 – BVI – Verwaltervertrag – Fassung Juni 2019

Für die kaufmännische Betreuung und Abwicklung größerer Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, Maßnahmen der modernisierenden Instandsetzung, Modernisierung oder baulichen Änderungen (d.h. erst über einem Auftragswert i. H. v. ______ EUR brutto im Einzelfall), eine Vergütung i. H. v. 2,5% brutto der auf die jeweilige Maßnahme entfallenden Bruttokosten, zzgl. Kopier- und Portoauslagen; bei Einschaltung von Architekten, Ingenieuren oder sonstigen Sonderfachleuten zur technischen Abwicklung der o.g. baulichen Maßnahmen i. H. v. 1,25 % brutto der auf die Maßnahme entfallenden Bruttokosten zzgl. Kopier- und Portoauslagen. Dies gilt ebenso für die Mitwirkung des Verwalters bei der außergerichtlichen Aufnahme und Verfolgung von Herstellungs- bzw. Mängelansprüchen der Gemeinschaft in Ansehung der o.g. Maßnahmen.

Die bisher bekannten Sondervergütungen gibt es selbstverständlich weiterhin (siehe § 3 Ziffer 1c des BVI-Vertrages, Fassung Juni 2019). Wie bereits oben geschildert, gibt es Tätigkeiten, die der Verwalter nicht schuldet und daher auch vergütet werden müssen, z. B.:

  • Mitwirkung bei der Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums (ist nämlich Aufgabe der Erwerber)
  • Verwalterzustimmung
  • Erstellung Bescheinigung § 35a
  • Aufwand bei der Bearbeitung der Unterlagen für den anstehenden Zensus 2021 usw.

Fazit

Nach hier vertretener Auffassung wurde es langsam Zeit, dass sich die Vergütungsstrukturen endlich verändern, damit es für beide Parteien – sowohl WEG als auch Verwalter – fair zugeht.
Wenn ein Verwaltungsbeirat nicht nur eine Sitzung im Jahr, sondern 12 Sitzungen im Jahr haben möchte, kann das nicht mit der „normalen“ Basisvergütung (vorher Grundvergütung) abgegolten sein.
Versuchen Sie den Wohnungseigentümergemeinschaften zu erklären, welche Idee hinter der neuen Vergütungs-Struktur steckt. Sicherlich muss sich der neue Vertrag in der Praxis erstmal bewähren und durchsetzen.

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