Prozesse in der Immobilienverwaltung – Effizienz zahlt sich aus

Wie Verwalter die Ressource Zeit besser nutzen

„Dafür habe ich jetzt keine Zeit!“ - Wie oft hören Sie diese Aussage oder müssen sie vielleicht selbst verwenden? Kein Wunder, denn Zeit ist die einzige nicht vermehrbare und deshalb wohl kostbarste aller Ressourcen.

Wenn wir die verfügbare Zeit also nicht vermehren können, dann kommt es umso mehr darauf an, das für unsere Arbeit verfügbare Zeitfenster so effizient wie möglich zu nutzen und uns die Zeit nicht stehlen zu lassen.
Dazu müssen wir Tatorte und Täter identifizieren, die uns Zeit rauben. Der nach unserer Erfahrung am schwierigsten zu fassende Zeitdieb schaut uns regelmäßig aus dem Spiegel an. Deshalb sollten wir vor allem uns selbst beobachten, unsere persönlichen Tatorte ermitteln.

Auf der Suche nach der verlorenen Zeit

  • Wie häufig tun wir Dinge, die wir eigentlich delegieren könnten?
  • Wie kümmern wir uns um Nebensächlichkeiten und lassen wichtige Dinge unerledigt liegen?
  • Wie häufig werden wir abgelenkt oder lassen uns auch ablenken durch Telefonate, Mitarbeiterfragen oder andere Dinge?
  • Wieviel Zeit verwenden wir für unnötiges Suchen?

Führen Sie dazu einfach eine Strichliste; anschließend sichern Sie Tatorte ab. Folgende Methoden versprechen Erfolg:

Ein täglicher/wöchentlicher Schlachtplan

Der Schlachtplan ist keine reine Erledigungsliste. Auch wenn er alle zu erledigenden Arbeiten enthält, bedarf es wesentlicher Ergänzungen. Diese bestehen aus Termin und Priorisierung. Die Arbeiten mit hoher Priorität werden immer zuerst abgearbeitet, auch wenn es sich um unangenehme Arbeiten handelt. Dies zu tun und sich dabei nicht ablenken zu lassen, ist sicher eine der schwersten Aufgaben. Wenn wir es aber schaffen, dann profitieren wir doppelt. Die Arbeit ist erledigt und der Druck, der sonst auf uns lastet, ist weg.

Die Schaffung störungsfreier Zeiten

Jede(r) Mitarbeiter/In, egal ob in Leitungs- oder operativer Funktion, sollte das Recht auf störungsfreie Arbeitszeiten haben. Diese können durch organisatorische Maßnahmen leicht geschaffen werden. Dann ist die Bürotür zu und das Telefon ist umgeleitet. Diese Zeit wird natürlich genutzt, um den oben aufgeführten Schlachtplan abzuarbeiten. Diese und weitere Methoden zur Abwehr der persönlichen Zeitdiebe lassen sich natürlich auch auf Ihre Mitarbeiter/Innen übertragen. Es existieren aber noch weitere Tatorte. Zunächst sollten wir uns auf die Tatorte und Täter konzentrieren, auf die wir den meisten Einfluss haben, also unser Personal und unsere Organisation. Eine gezielte Analyse zur Identifizierung der Tatorte muss durchgeführt werden.

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter/Innen auf, über mehrere Tage oder Wochen die potenziellen Tatorte zu beobachten und Notizen zu folgenden Beobachten anzufertigen:

  • Wodurch verlieren wir Zeit?
  • Wodurch wird unsere Arbeit unnötig erschwert?
  • Was kostet uns mehr Zeit als erforderlich?
  • Bei welchen Tätigkeiten tue ich mich schwer, fühle ich mich überfordert?

In Verwaltungsunternehmen werden erfahrungsgemäß als Tatorte identifiziert:

  • langes Suchen nach Dokumenten/Informationen 
  • viele Rückfragen zu nicht nachvollziehbaren Bearbeitungsständen
  • umständliche Bedienung der verfügbaren Verwaltungssoftware
  • mangelnde Kenntnisse in bestimmten Wissensgebieten
  • unklare oder keine Vorgaben zur Bearbeitung von Arbeitsabläufen
  • fehlende oder wenig zweckmäßige Arbeitshilfen (Formulare, Checklisten, Vorlagen)
  • nicht ausreichend gepflegte Stammdaten
  • zu hoher Anteil an manuellen Tätigkeiten
  • Doppel- und Nacharbeiten aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Bearbeitung
  • Bearbeitung von Reklamationen oder Beschwerden von Eigentümern/Mietern

Wählen Sie den Prozess aus, bei dem Sie die gefährlichsten Diebe vermuten! Erarbeiten Sie im Team alle Prozessschritte! Wenden Sie die SixSigma-Methodik, die „sieben Arten der Verschwendung“ an (wird im nächsten Artikel näher erläutert). Diese Vorgehensweise ist natürlich aufwändig - es gilt, Zeiten zu investieren. Deshalb kann das Einschalten eines externen „Sicherheitsdienstes“ eine gute Alternative sein. Wir haben den Effizienzcheck entwickelt, um die „Tatorte“ in Ihrem Unternehmen gezielt aufspüren und Abhilfemaßnahmen einführen zu können.

Jörg Wirtz
www.inracon.de

Foto: © PORTRAIT IMAGES ASIA BY NONWARIT / shutterstock.de
Einen Kommentar schreiben
Kommentieren