Zuerst steht eine klärende Frage: Hat der Zahlungsschuldner vielleicht doch schon gezahlt? Wurde aufgrund interner Umstellungen, zum Beispiel mehrere Konten und Kontowechsel, in der Verwaltung der Zahlungseingang nicht korrekt zugeordnet?
„Hat schon“ und die Formel „3 × nicht“
Ist diese Fehlerquelle ausgeschlossen, bleibt zu klären, inwieweit die Formel „3 × nicht“ zum Tragen kommt: Der Zahlungsschuldner kann nicht, will nicht oder braucht nicht zu zahlen! Priorität hat die Prüfung von „braucht nicht“. Das erspart Aufwand und Verärgerung auf beiden Seiten. So ist abzusichern, ob tatsächlich alle Umstände, die eine Zahlungspflicht beeinflussen können, berücksichtigt wurden. Auch nachträgliche Faktoren sollten geprüft werden. Bei WEG-Verwaltungen ist das in der Praxis regelmäßig die Fälligkeit beschlossener Umlagen, zum Beispiel bei Anfechtung von Umlagebeschlüssen. In der Mietverwaltung sind hingegen gesetzliche Mietminderungstatbestände zu beachten. „Hat schon“ und „braucht nicht“ lassen sich also intern klären, bevor man überhaupt in Kommunikation mit dem Schuldner tritt.
„Kann nicht“ und „will nicht“ – die Strategie
„Kann nicht“ und „will nicht“ lassen sich nur im Dialog klären. Und genau das ist der kritische Punkt im täglichen Verwalterbetrieb für WEG- und Mietobjekte: Hier fehlt es häufig an einer konsequent durchgeplanten Vorgehens-weise. Sie hat Zeitpunkt, Inhalt und Umsetzung zu beachten. Die einzelnen Maßnahmen zur Kommunikation sollen dabei zügig, ernsthaft und konsequent durchgeführt werden:
• Briefe, Telefonate etc. in einer festgelegten Zeitabfolge
• Zahlungsziele realistisch festlegen
• Zahlungsvereinbarungen täglich überwachen
• Konsequenzen nicht nur androhen, sondern auch
realisieren.
Verweigert der Schuldner trotz allem den Dialog, bleibt als Option die gerichtliche Titulierung und – falls erforderlich – die zwangsweise Realisierung der Forderung. Beides ist besonders teuer und zeitaufwendig, sodass es nur als Ultima Ratio bleiben sollte.
Die Absicherung
Diese Strategie ist nur erfolgreich umsetzbar, wenn man auf stets aktuell gehaltene Stamm- und Kommunikationsdaten der Schuldner zugreifen kann. Die klassische Postadresse ist zwar formal am wichtigsten, in der Praxis des Forderungsmanagements verliert sie aber immer mehr an Bedeutung. Telefonnummern, Mailadressen, Beschäftigungsdaten, Bankdaten, einschließlich der Ein-holung zugehöriger datenschutzrechtlicher Freigaben, werden immer wichtiger. Schnelles Handeln vermeidet dann die Entstehung künftiger Forderungsausfälle. Richtig angewandte Schuldanerkenntnisse und Sicherungsab-tretungen geben wiederum erfolgreich abgeschlossenen Vereinbarungen ein sicheres Fundament.
Zahlungsvereinbarungen auf dem Papier sind geduldig. Die große Kunst ist, sie anschließend mit Leben – also Schuldnerzahlungen – zu füllen und in geeigneten kurzen Abständen anzupassen. So ist es möglich, Rückstände in möglichst überschaubaren Zeiträumen abzutragen. Für die Praxis heißt das: überwachen und konsequente Folgeschritte, falls es zu Verzögerungen kommt.
Die Herausforderung
Eine konsequente Strategie im Umgang mit säumigen Zahlern ist für die Liquiditäts- und die Finanzziele einer Miet- oder einer WEG-Verwaltung unabdingbar. Allerdings gehört ein großer Teil der entsprechenden Maßnahmen davon nicht zum Kerngeschäft. Ohnehin schon knappes Personal wird oft an anderen Stellen eingesetzt.
Was also tun, damit die Liquidität nicht auf der Strecke bleibt? Was tun, um gegenüber Schuldnern trotzdem eine zügige, ernsthafte und konsequente Position zu vertreten? Klassische Unterstützung können geeignete Programme bieten. Aber selbst bei den besten Programmen sind immer noch die Anwender der Flaschenhals. Weiterer Klassiker ist die Auslagerung von Teilprozessen an qualifizierte Dienstleister: intelligente Partnerschaften, bei denen jeder Partner seine Kernkompetenz gewinnbringend einsetzt.
Bernd Krziscik
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BERND KRZISCIK (54) ist Rechtsanwalt und seit 2000 Geschäftsführer des Inkassounternehmens KOHL GmbH & Co. KG.
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