Manager und Führungskräfte sorgen für die Sicherstellung des laufenden Betriebs im Verwaltungsunternehmen. Durchsetzungsfähigkeit, Lösungsorientiertheit, Innovationsfreude und jede Menge Fachwissen sind nur einige der Eigenschaften, die in der heutigen Berufswelt Führungsqualität und Führungskompetenz ausmachen. Welche Fähigkeiten und Kenntnisse Sie noch brauchen, lesen Sie in der Rubrik „Management & Führung“.
Schwerpunktthema
Vorgänge schnell und effizient bearbeiten und archivieren
Ein erheblicher Teil der Verwaltungsunternehmen ist noch weit von einer digitalen Bearbeitung und Ablage von Vorgängen entfernt. Unterlagen zu Handwerkeraufträgen, Versicherungsfällen usw. werden oft noch ausgedruckt und zentral in Vorgangsordnern oder dezentral in Vorgangsmappen abgelegt. Dieses Verfahren ist oft aus der Not geboren, da ein Großteil der Verwaltungsprogramme keine elektronische Vorgangsverwaltung beinhaltet oder vorhandene Funktionalitäten nicht erkannt werden.
Wenn Wachstum nicht mehr Priorität A ist, sondern die Optimierung des Ertrags im Fokus steht, müssen unternehmerische Entscheidungen gefällt werden. Da Immobilienverwaltung auf langfristigen Geschäftsbeziehungen aufgebaut ist, will die Kundenauswahl und -pflege besonders gut bedacht sein. – Nach welchem Prinzip lassen sich Kunden analysieren, sortieren und bewerten? Die Strukturierung nach A-, B- und C-Kategorien sorgt für Transparenz und gibt Orientierungshilfe.
Der Eigentümer Schlau hat im letzten Jahr eine Eigentumswohnung sowie einen Carport (Holzkonstruktion mit einem Dach und verschlossenen Seiten) in der WEG Littenstr. 10 erworben. Er stellt nun fest, dass die Eckpfosten und das Dach des Carports marode sind. Bevor er den zuständigen Verwalter bemüht, erkundigt er sich beim Verwaltungsbeirat, wer für die Instandsetzung verantwortlich ist. Der Verwaltungsbeirat erklärt Herrn Schlau, dass der Carport – ähnlich wie eine Garage – Sondereigentum ist. Jeder Eigentümer hat Reparaturen bisher eigenverantwortlich und auf eigene Kosten durchführen lassen.
Effizientes Prozessmanagement baut auf einer leistungsfähigen Ablagestruktur auf. Es muss eindeutig geregelt sein, welche Prozessergebnisse wo abgelegt bzw. wieder aufgefunden werden können. Suchzeiten, die mehr als 20 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nehmen, wie sie hier ermittelt wurden, sind schlichtweg inakzeptabel.
Niemand betreibt Marketing als Selbstzweck. Es werden immer unternehmerische Ziele verfolgt, wie zum Beispiel das Gewinnen von neuen Gemeinschaften oder das Verbessern der verhandelten Vergütungen. Zur Kontrolle der Erfolge lassen sich die aufgewendeten Investitionen für Marketingmaßnahmen ins Verhältnis zu den dadurch erzielten Ergebnissen setzen.
In jeder Wohnungseigentumsanlage wechseln früher oder später Wohnungen den Eigentümer. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, diesen Prozess zu organisieren.
Das richtige Schreiben und Formulieren von Pressemeldungen ist die eine Aufgabe, die andere, oftmals viel wichtigere, ist die Bestimmung der richtigen Anlässe und Inhalte für Pressemeldungen. Im zweiten Teil des Artikels „Erfolgreiche PR“ erhalten Sie konkrete Hinweise für die Umsetzung von ausgewählten Themen für Pressemitteilungen.
Mit diesem Artikel endet die Serie zum Thema Nein sagen, die Sie über die letzten beiden BVI-Magazine (s. Ausgaben 01/16 und 02/16) verfolgen konnten. Ging es anfangs zunächst darum, überhaupt erst eine Haltung zum NEIN zu entwickeln, zeigte ich in der Fortsetzung eine Technik auf, mit der sich in drei Schritten ein Nein leichter kommunizieren lässt. Abschließend will ich Ihnen nun Vorschläge unterbreiten, die Ihnen einen positiven Fortgang bzw. Abschluss des Gesprächs ermöglichen werden.
Ein zentrales Thema der Unternehmensorganisation in der Immobilienverwaltung ist nicht zuletzt die Ablageorganisation. Ist sie nicht effizient, kann es kein wirksames Prozessmanagement geben.