60 Prozent der Immobilienunternehmen empfinden schlechte Datenqualität und veraltete Software als die größten Hindernisse der Digitalisierung, so ein Ergebnis der Digitalisierungsstudie 2022 von ZIA und EY Real Estate. Auch die Mehrheit der Verwalter wünscht sich moderne Anwendungen aus der Cloud. Das ist etwas anderes, als seine bisherige Lösung in ein externes Rechenzentrum zu verlegen. Denn dazu ist eine Brückentechnologie, etwa ein privates Netzwerk (VPN) erforderlich. Auch was Bedienung und andere Kriterien der Nutzerfreundlichkeit betrifft, hat das webbasierte ERP-System die Nase vorn.
Doch die Vorteile reichen weiter: Mit überall und jederzeit verfügbaren Anwendungen und Daten aus der Cloud wird Ihr Büro papierarm, was Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigert. Eine webbasierte ERP-Plattform ist leicht zu vernetzen, was hocheffiziente, digitale Abläufe von A bis Z sowie moderne Kundenservices ermöglicht. Sie verarbeitet enorme Datenmengen, ist skalierbar und stützt Wachstum. Schließlich helfen der ausgelagerte Betrieb und die hohen Sicherheitsstandards in deutschen Rechenzentren, sich auf das Verwalten zu konzentrieren.
Wann wechseln?
Wer neu ist im Markt, setzt nach Möglichkeit direkt auf webbasierte Technologien. Etablierte Unternehmen mit einem ERP-System der On-Premises-Generation brauchen für den Schritt in die moderne Arbeitswelt einen Plan, den es leider nicht von der Stange gibt. Doch wer eine Strategie für die Digitalisierung hat, findet den Weg. Im ersten Schritt muss passend zu Kundschaft, Rahmenbedingungen und Mitarbeitern ein Ziel entwickelt werden, wohin die Digitalisierung Ihre Immobilienverwaltung in drei oder fünf Jahren führen soll. Welche Leistungen und Dienstleistungen sollen in welcher Form angeboten werden? Wie sollen Prozesse zu Eigentümer- und Mieterschaft, Dienstleistern und Partnern aussehen? Wo findet Betreuung digital und automatisiert, wo persönlich statt? Wie sehen Ihre Arbeitsplätze und Arbeitsmodelle künftig aus? Dann legen Sie einen Pfad fest, wie das Ziel erreicht werden kann. Daraus lässt sich der richtige Zeitpunkt für den Wechsel des ERP-Systems leicht ableiten.
Strategie 1:
Erst Prozesse neu gestalten, dann digitalisieren
In der Offline-Welt gewachsene Prozesse sind meist eine schlechte Vorlage für die Nutzung digitaler Tools. Daher ist es entscheidend, dass alle Prozesse überarbeitet und angepasst werden, bevor das neue ERP-System eingeführt wird. Kleinere Unternehmen haben es etwas leichter als große, da ihre Prozesse schlanker und übersichtlicher sind. Je nach Anforderungen und Ausgangslage können sie den Softwarewechsel in wenigen Monaten bewerkstelligen. Damit die Mitarbeiter von den Veränderungen nicht überfordert werden, empfiehlt es sich, zuerst die Basisfunktionen der modernen Lösung zu nutzen und weitere Module schrittweise einzuführen. So haben Kundenunternehmen mit unserem webbasierten ERP-System Haufe axera erst ihre Verwaltungsprozesse digitalisiert wie Stammdaten, Hausgeldabrechnungen oder Controlling, dann die objektbezogenen Prozesse des Außendiensts wie technisches Management und Schadensbearbeitung.
Strategie 2:
Digitalisieren in Stufen mit dem Hybrid-Ansatz
Die hybride Strategie, die größere Unternehmen nutzen, dient der schrittweisen Digitalisierung über mehrere Jahre. Dabei behalten Sie Ihr On-Premises-ERP weiter bei und führen zunächst digitale (PropTech-)Lösungen für einzelne Prozesse ein, beispielsweise ein digitales Dokumentenmanagement, ein modernes Kundenportal oder digitales Schadenmanagement. Idealerweise greifen Sie auf Partner des ERP-Anbieters zurück. Später wechseln Sie auf die webbasierte ERP-Lösung, die sich problemlos mit diesen Tools zu einem Cloud-Ökosystem verschmelzen lässt.
Strategie 3:
Erst pilotieren, dann skalieren
Je mehr Bereiche, Technologien und Infrastrukturen im Spiel sind, umso komplexere Abhängigkeiten sind bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zu berücksichtigen. Große Immobilienunternehmen implementieren daher ein neues ERP-System oft erst in einem Bereich, bevor es unternehmensweit ausgerollt wird. So lassen sich Erfahrungen sammeln und die Risiken begrenzen.
Gehen Sie nicht allein
Digitalprojekte sind aufwendig und führen zu Veränderungen, die bis in die Unternehmenskultur reichen. Umso mehr lohnt es sich, Experten an Bord zu holen, die Erfahrung mit entsprechenden Transformationsprozessen haben und Branchenkenntnisse mitbringen. Ebenso wichtig: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Achten Sie darauf, wo Ihr Team steht und welche Veränderungen es bewältigen kann. Prüfen Sie, ob der Softwarepartner Sie mit geeigneten Schulungen, Beratung und Services unterstützt.
Dr. Carsten Thies
Geschäftsführer in der Haufe Group
www.linkedin.com/in/
carsten-thies-803897
Dr. Carsten Thies ist als Geschäftsführer in der Haufe Group SE für die Business Group EES, ERP- und Eco-Systems verantwortlich und hat die Transformation vom Verlag zu einem der führenden Online- und Softwareanbieter maßgeblich mitgestaltet. Seit zehn Jahren beschäftigt er sich intensiv mit der Rolle, die Ökosystem-Plattformen und neueste ERP-Technologie für die digitale Transformation in immobilienwirtschaftlichen Unternehmen spielen.