Was bedeutet „digital“?
„Digital“, „hybrid“, „online“ und „virtuell“ werden oft als Synonyme verwendet, sind es aber nicht.
Digital bezieht sich auf die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate. Für Eigentümerversammlungen kann das zum Beispiel bedeuten, dass Dokumente, Protokolle und Informationen elektronisch gespeichert und verwaltet werden.
Hybrid kombiniert physische und digitale Elemente. Bei einer hybriden Eigentümerversammlung sind einige Teilnehmer physisch anwesend, während andere online über eine Plattform teilnehmen.
Virtuell bedeutet, dass die gesamte Versammlung online stattfindet, ohne physische Anwesenheit. Die Teilnehmer nehmen über Videokonferenzen oder virtuelle Plattformen teil.
Online bezieht sich darauf, dass eine Aktivität über das Internet stattfindet. Bei Eigentümerversammlungen wird die Versammlung über eine Online-Plattform oder Videokonferenzsoftware abgehalten, unabhängig davon, ob die Teilnehmer physisch anwesend sind oder nicht.
Was sind „digitale“ Eigentümerversammlungen?
Nach der obigen Definition sind digitale Versammlungen solche, in denen Prozesse digital umgesetzt werden. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass online oder hybrid versammelt werden muss. Gerade auch reine Präsenzversammlungen können perfekt digitalisiert werden. Der große Vorteil: Bisher manuelle Arbeitsschritte können mit spezialisierter Software an einem Ort zusammengefasst und dann teilweise oder sogar ganz automatisiert werden. So lassen sich Tagesordnungen in Sekunden erstellen, Einladungen automatisch generieren und versenden. Zudem können Protokolle auf Knopfdruck fertiggestellt werden.
Für die Versammlung selbst gibt es verschiedene Lösungen. Eigentümer können nach wie vor per Handzeichen abstimmen. Aber es lassen sich auch internetfähige Geräte, beispielsweise Smartphones, Tablets und Laptops, als digitales Abstimmgerät verwenden. Die Software weiß dabei, welcher Eigentümer am Gerät abstimmt und über wie viele Einheiten und Miteigentumsanteile dieser verfügt. Auch eventuelle Vollmachten werden berücksichtigt. Wird auf diese Weise abgestimmt, können Ergebnisse in Sekunden bereitgestellt werden.
Überdies kann bei einer hybriden Durchführung online an einer Präsenzversammlung teilgenommen werden. In diesem Fall schalten sich Eigentümer online zur Präsenzversammlung zu und können auf diese Weise zum Beispiel von zu Hause oder aus dem Homeoffice abstimmen. Über Videokonferenzen, die auch in der Präsenzversammlung übertragen werden, bleiben alle Eigentümer und Verwalter in Kontakt.
Wann lohnen sich digitale Eigentümerversammlungen für meine Verwaltung?
Die optimale Form der Versammlung, sei es reine Präsenz oder hybrid, hängt stark von der WEG und der Hausverwaltung ab. Die Digitalisierung des gesamten Prozesses an sich lohnt sich jedoch immer. Denn kaum ein Prozess wurde in den vergangenen Jahrzehnten so vernachlässigt wie die Eigentümerversammlung. Die Folge: ineffiziente Abläufe, die sich signifikant verkürzen und vereinfachen lassen. Durch die Digitalisierung mit spezialisierter Software entstehen weniger Fehler und es werden mehrere Stunden pro Versammlung eingespart – von der Vorbereitung bis zum fertigen Protokoll.
Dabei führt die Digitalisierung nicht nur zu erheblicher Kosten- und Zeiteinsparung, sondern auch zur Entlastung der Mitarbeiter.
Was gilt es bei der Auswahl der richtigen Software zu beachten?
Wie immer liegt der Teufel im Detail. Daher ist es wichtig, mögliche Lösungen detailliert zu prüfen. Die Qualität und der Funktionsumfang der am Markt erhältlichen Lösungen variieren stark. Unsere Tipps:
- Lassen Sie sich die Software im Detail vorführen.
- Achten Sie auf einzelne Detailfunktionen, zum Beispiel die Abstimmungsmöglichkeiten nach Einheiten und die Handhabung von Vollmachten.
- Lassen Sie sich bestätigen, dass die Lösung DSGVO-konform ist.
- Prüfen Sie Inhalt und Aufbau der generierten Dokumente und Protokolle.
- Die Software sollte für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich und zu bedienen sein.
Fazit
Eigentümerversammlungen sind das zentrale Steuerelement im Verwalteralltag. Wer hier digitalisiert, setzt einen wesentlichen Schritt in Richtung Zukunft. Nutzen Sie die Chancen, die sich durch digitale Möglichkeiten ergeben, und ergreifen Sie die Initiative.
Marko Steinbach
Vulcavo GmbH
Marko Steinbach, Gründer und Geschäftsführer der Vulcavo GmbH, begann bereits 2019 mit seinem Team die Mission, Eigentümerversammlungen zu digitalisieren und sie dadurch endlich einfach, angenehm und effizient zu gestalten. Heute digitalisiert Vulcavo bereits mehr als 100 Verwaltungen und ermöglicht Kunden so eine Ersparnis von 5,2 Stunden pro Versammlung durch die Automatisierung von Prozessen. vulcavo.de