Die immer vielfältigeren und umfangreicheren Aufgaben von Immobilienverwaltungen machen die Wahl der richtigen Software essenziell. Daher sollte diese Entscheidung auch nicht von heute auf morgen getroffen werden. Aber nach welchen Kriterien sollte man die „richtige“ Software auswählen? Unsere Empfehlung für Immobilienverwaltungen ist ein ERP-System. Doch was verbirgt sich dahinter?
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Softwarelösung, mit der Unternehmen die täglichen Geschäfte verwalten. Diese Software integriert eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten, die eine zentrale Datenbank verarbeitet, zum Beispiel Adressen der Eigentümer, Objekt- oder Wohnungsinformationen. Auch buchhalterische Vorgänge werden gespeichert. Das erlaubt automatisierte Vorgänge, zum Beispiel Sollstellungen, Mahnläufe oder Lastschrifteinzüge, aber auch automatisierte Datenanlagen wie Aktenanlagen.
Ein ERP-System ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Zusammenspiel komplexer Geschäftsabläufe. Es lässt sich mit anderen digitalen Systemen verbinden und erlaubt, Systeme oder Programme einzubinden und deren Funktionalität zu nutzen. Das kann zum Beispiel ein Scan-Programm oder eine Kommunikationssoftware sein. Durch die Vernetzung mit digitalen Lösungen bildet die ERP-Software den Kern des digitalen Systems und schafft als Drehscheibe aller Geschäftsabläufe die Grundlage für die digitale Transformation. Dabei sollte das eigene ERP-System immer die Basis sein, in das Zusatzprogramme integriert werden.
Digitalisierung mit dem ERP-System
Zentral für Arbeitseffektivität und Arbeitserleichterung ist die Digitalisierung, die seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz mit großen Schritten Einzug in die Hausverwaltungsbranche hält. Auch Nachhaltigkeit und der gewissenhafte Umgang mit natürlichen Ressourcen gewinnen immer größere Bedeutung, weshalb der Trend zum papierlosen Büro und zu digitalen Akten geht. Das ist heute mit modernen ERP-Systemen bereits möglich, bedeutet aber nicht nur moderne Software einzusetzen, sondern auch Prozesse und Arbeitsabläufe konsequent anzupassen mit dem Ziel der Automatisierung. Das ERP-System ist damit Kern sowie Dreh- und Angelpunkt einer strukturierten Immobilienverwaltung.
An das ERP-System können weitere Systeme oder Programme ein- oder angebunden werden. Das ist immer dann sinnvoll, wenn das Kerngeschäft, das im ERP-System abgewickelt wird, um spezielle Funktionalitäten erweitert werden soll oder der Programmieraufwand für den ERP-Hersteller zu hoch wäre.
Die Entscheidung für ein ERP-System sollte gut durchdacht sein, denn im besten Fall ergibt sich eine Langzeitbeziehung mit einem Innovationspartner, der über den Erfolg Ihres Unternehmens mitentscheiden wird. Denn nur mit der richtigen Software haben Sie die Chance auf eine moderne und zukunftsorientierte Hausverwaltung.
Dabei sollten Sie mehrere Fragen berücksichtigen, zum Beispiel: Wie lange ist der ERP-Hersteller schon am Markt? Wie viele Kunden verwenden die Software? Welche Erfahrungen hat die Anwendergemeinschaft? Und natürlich: Welche Kosten entstehen für den Kauf, aber auch für das Wachstum? Im besten Fall gibt es einen ERP-Hersteller, der Zusatzprodukte aus einer Hand anbietet, zum Beispiel ein Kundenportal mit bidirektionalem Datenfluss.
Einen regelrechten Hype gibt es derzeit um die Künstliche Intelligenz (KI). Keine Frage: Auch in der Immobilienwirtschaft wird die KI künftig die Arbeit erleichtern. Durch Softwarelösungen wie ChatGPT können Hausverwalter schon heute unterstützt und entlastet werden. So kann die KI beispielsweise innerhalb von Sekunden Antworten auf eingegangene E-Mails formulieren. Wir sollten uns aber darüber im Klaren sein, dass Menschlichkeit und persönliche Kommunikation immer über der KI stehen sollte. Denn KI hat kein Herz und somit auch keine Empathie. KI-Systeme können nicht Ihre menschliche Expertise ersetzen; sie sollten lediglich als Werkzeug gesehen werden, das Ihren Arbeitsalltag unterstützt.
Unser Tenor: Damit unsere Kunden auch in Zukunft mit einer modernen Software arbeiten, entwickeln wir stetig neue innovative Programmteile, die den Alltag erleichtern. Dabei legen wir großen Wert auf die Meinung unserer Anwender und wollen auf dieser Basis die Grundsteine für ein weiterhin starkes Hausverwaltungsprogramm legen. Darum können sich alle Kunden auf die nächsten Jahre bei HausPerfekt freuen – getreu dem Motto: Smarter und prozess- orientierter durch automatische Workflows!
Anke Angerhausen-Reinberg
anke.angerhausen @hausperfekt.de